Familiedag organiseren: een praktische checklist
Een familiedag loopt soepel als je eerst de datum en locatie vastlegt en daarna pas het programma en de boodschappen uitwerkt. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op één plek, zodat je het definitieve aantal gasten op tijd hebt. Plan naast eten en drinken ook tafels, stoelen, tenten, naamkaartjes en spelmateriaal. Controleer in de laatste week de weersverwachting en bevestig reserveringen en leveringen. Op de dag zelf werk je van locatie openen en terrein controleren naar buffet, spellen en opruimen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Spelprogramma samenstellen
3 personen
Reservering locatie bevestigen
Weersverwachting controleren
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Prijzen voor spellen klaarleggen
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
EHBO-doos controleren
Telefoonnummers klaarzetten
Kleding voor team klaarleggen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels klaarzetten
2 personen
Spelstations uitzetten
4 personen
Sportveld afzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Event
Openingsmuziek starten
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Kinderspellen begeleiden
4 personen
Volksspellen begeleiden
4 personen
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Spelstanden noteren
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Salades bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie en thee aanvullen
2 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Avondverlichting controleren
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Muziek uitschakelen
Overgebleven eten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie vegen en dweilen
3 personen
Terrein schoon achterlaten
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Borg en sleutels afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Klapstoelenaantal 70
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Kledingrekken
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 75
- Dessertbordenaantal 75
- Soepkommenaantal 30
- Drinkglazenaantal 90
- Wijnglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 50
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Koffielepelsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerplattersaantal 8
- Serveerschalenaantal 8
- Koffiekannenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 5
- Maatbekersaantal 2
- Serveertangenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Koelboxenaantal 5
- Koelelementenaantal 20
- Snijplanken barbecueaantal 3
Apparatuur
- Barbecuesaantal 2
- Barbecueroostersaantal 4
- Braadpannenaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelkasten
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Oplaadbare batterijenaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Slingersaantal 10
- Tafeldecoratieaantal 10
- Naamkaartjesaantal 75
- Stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 4
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 3
- Volleybalaantal 2
- Frisbeesaantal 6
- Springtouwenaantal 8
- Hoepelsaantal 8
- Pionnenaantal 20
- Hesjesaantal 20
- Cornhole-set
- Waterballonnenaantal 100
- Trekkoord
- Zakloopzakkenaantal 12
- Stoepkrijtaantal 12
- Bellenblaasaantal 6
- Blinddoekenaantal 8
- Prijstrofeeënaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Vloertrekker
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 3
- Handvegersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stel het definitieve aantal gasten uiterlijk 5 dagen vooraf vast. Gebruik dat aantal voor boodschappen, servies, stoelen en de verdeling van teams bij de spellen.
- Controleer dieetwensen zodra de aanmeldingen binnen zijn en nogmaals 3 dagen voor de familiedag. Leg aangepaste gerechten herkenbaar apart op het buffet.
- Regel bij een buitenlocatie een plan voor regen: controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zorg dat partytenten, tafels en stoelen op tijd beschikbaar zijn.
- Leg spelmateriaal, prijzen, naamkaartjes en de kleding voor het team de avond ervoor bij elkaar. Zo hoef je op de ochtend zelf niet meer te zoeken of te improviseren.
- Maak vóór aankomst van de gasten een korte ronde langs terrein, toiletten en EHBO-doos. Zet telefoonnummers klaar en controleer tegelijk of leveringen en gekoelde boodschappen compleet zijn.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een familiedag versturen?
- Stuur uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 2 weken voor de familiedag, zodat je dieetwensen, deelnemers en spelteams kunt verwerken.
- Hoeveel eten en drinken moet ik inkopen voor een familiedag?
- Werk met het definitieve aantal gasten en rond voor servies en zitplaatsen 5 procent naar boven af. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan extra water voor warm weer.
- Wanneer moet ik de locatie voor een familiedag bevestigen?
- Bevestig de reservering uiterlijk 2 weken vooraf en controleer 48 uur voor de start nogmaals de openingstijd, toegang en eventuele leveringen. Plan de laatste terrein- en toiletcontrole op de ochtend zelf.
- Wat moet ik de dag voor een familiedag klaarzetten?
- Zet de avond ervoor het spelmateriaal, de prijzen, naamkaartjes, versiering en teamkleding klaar. Bewaar gekoelde boodschappen pas na ontvangst in de koelkast en controleer de rest van de boodschappenlijst dezelfde dag.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!