Journée en famille : la checklist pour tout organiser

Une journée en famille demande plus que la préparation du repas et des jeux. Il faut confirmer le lieu, suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et ajuster le nombre final d’invités. Cette checklist regroupe les 90 tâches et 82 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous pourrez ainsi préparer le programme, vérifier les livraisons et contrôler le site avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Composer le programme du jeu
3 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier les prévisions météo
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
Créer la playlist musicale
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les prix pour les jeux
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Préparer les numéros de téléphone
Préparer les vêtements de l'équipe
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Installer les postes de jeu
4 personnes
Balisage du terrain de sport
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Lancer la musique d’ouverture
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
Animer les jeux traditionnels
4 personnes
Encadrer les activités sportives
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Noter les scores
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Réapprovisionner les salades
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Animer la musique et la danse
2 personnes
Vérifier l’éclairage du soir
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Couper la musique
Emballer les restes
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Balayer et laver le lieu
3 personnes
Laisser le site propre
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Tables de buffetqté 3
Chaises pliantesqté 70
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Portants à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 30
Verres à boireqté 90
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères à caféqté 50
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 5
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Glacièresqté 5
Pains de glaceqté 20
Planches à découper pour barbecueqté 3

Équipement

Barbecuesqté 2
Grilles de barbecueqté 4
Sauteusesqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Enceinte portable
Microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 6
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 75
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Cerceauxqté 8
Cônesqté 20
Giletsqté 20
Set de cornhole
Balles d'eauqté 100
Cordon de traction
Sacs de course en sacqté 12
Craie de trottoirqté 12
Machine à bullesqté 6
Masquesqté 8
Trophéesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Raclette de sol
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux familles pour répondre. Relancez ensuite les personnes qui n’ont pas encore confirmé.
Arrêtez le nombre final d’invités quelques jours avant les courses. Utilisez cette base pour adapter les quantités, les places assises, les assiettes, les verres et les besoins alimentaires signalés.
Préparez le programme des jeux avant de rassembler le matériel. Prévoyez aussi les prix, les badges nominatifs et une playlist afin de ne pas devoir improviser pendant l’accueil.
Vérifiez la météo 48 heures avant la journée, surtout si des tentes de réception ou des activités extérieures sont prévues. Gardez un scénario de repli et contrôlez que les livraisons correspondent bien à la réservation.
Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour contrôler les toilettes, les tables, les chaises et la trousse de premiers secours. Réservez au moins 60 minutes avant l’arrivée pour installer le buffet, les boissons et la signalétique.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les idéalement 10 à 14 jours avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 5 jours avant l’événement, afin de finaliser les courses et le programme.
Quand confirmer le nombre d’invités ?: Définissez le nombre final 3 à 5 jours avant la journée. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le lieu ?: Prévoyez au minimum 60 minutes avant l’arrivée des familles. Comptez davantage si vous devez monter des tentes, installer plusieurs tables, préparer le buffet et vérifier les toilettes.
Quand vérifier la météo pour une journée en famille ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant. À ce moment-là, confirmez les livraisons et décidez si les activités extérieures sont maintenues ou déplacées.

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