Día Familiar: checklist para organizarlo sin olvidos

Organizar un Día Familiar requiere coordinar invitados, comida, juegos y el espacio sin dejar decisiones para el último momento. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después controla las inscripciones y las preferencias alimentarias. Durante la última semana, confirma el número de asistentes, revisa las entregas y prepara por separado el material de juegos, la decoración y el botiquín. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a llegar al día del evento con cada detalle comprobado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Preparar el programa de juegos
3 personas
Confirmar la reserva del recinto
Comprobar el pronóstico del tiempo
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Reunir el material de juego
2 personas
Crear lista de reproducción
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Preparar los premios para los juegos
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Comprobar el botiquín
Preparar los números de teléfono
Preparar la ropa para el equipo
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar las mesas del buffet
2 personas
Montar las estaciones de juego
4 personas
Delimitar el campo deportivo
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar el sistema de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar los carteles de nombre
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Poner la música de apertura
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Coordinar los juegos infantiles
4 personas
Acompañar juegos populares
4 personas
Coordinar actividades deportivas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Limpiar las mesas entre turnos
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Anotar los resultados del juego
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Preparar platos de barbacoa
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Servir la barbacoa
4 personas
Reponer ensaladas
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir el postre
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Coordinar la música y el baile
2 personas
Comprobar la iluminación nocturna
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Apagar la música
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Reunir el material de juego
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Barrer y fregar el recinto
3 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Sillas plegablescant. 70
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 10
Percheros

Vajilla

Platos reutilizablescant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazones para sopacant. 30
Vasoscant. 90
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 50
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharillas de cafécant. 50
Cucharonescant. 12
Bandejas para servircant. 8
Bandejas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 5
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de servircant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Neveras portátilescant. 5
Acumuladores de fríocant. 20
Tablas de cortar para barbacoacant. 3

Equipo

Barbacoascant. 2
Rejillas de barbacoacant. 4
Sartenes para asarcant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras
Altavoz portátil
Micrófono
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 6
Baterías recargablescant. 12

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 10
Decoración de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 75
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Voleibolcant. 2
Frisbeescant. 6
Cuerdas para saltarcant. 8
Aroscant. 8
Conoscant. 20
Chalecoscant. 20
Set de cornhole
Globos de aguacant. 100
Cordón de tracción
Sacos para carreras de sacoscant. 12
Tiza para aceracant. 12
Burbujascant. 6
Antifacescant. 8
Troféos de premiocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobacant. 2
Limpiacristales
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3
Escobas de manocant. 2
Paños de microfibracant. 12
Guantes de gomacant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recinto antes de enviar las invitaciones. Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, por ejemplo, 10 días antes del Día Familiar.
Actualiza la lista de participantes al menos dos veces: una al cerrar las inscripciones y otra 48 horas antes. Ese número definitivo determina las sillas, la vajilla, las bebidas y las raciones.
Prepara el programa de juegos con antelación y reúne todo el material en una sola zona. Deja listos también los premios, las tarjetas con nombres y una lista de reproducción para no improvisar durante la jornada.
Comprueba el pronóstico del tiempo entre 3 y 5 días antes y vuelve a revisarlo la víspera. Si el evento es al aire libre, confirma las carpas, las mesas, las sillas y el plan alternativo del recinto.
Haz la compra y verifica las entregas 1 o 2 días antes. Guarda enseguida los productos refrigerados y separa la vajilla, las bandejas, las jarras, los termos y los utensilios de cocina para encontrarlos rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día Familiar?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Fija una fecha límite de inscripción unos 10 días antes para poder cerrar las preferencias dietéticas y ajustar las compras.
¿Cuándo debo confirmar el número de invitados?: Haz una primera previsión al cerrar las inscripciones y confirma el número definitivo 48 horas antes. Usa esa cifra para revisar asientos, vajilla, comida y material de los juegos.
¿Qué hay que preparar el día antes de un Día Familiar?: El día anterior comprueba las entregas, termina la compra, guarda los productos refrigerados y reúne el material de juego. También conviene clasificar la decoración, preparar los teléfonos de contacto y revisar el botiquín.
¿Cuándo hay que revisar el recinto y los baños?: Abre e inspecciona el recinto antes de que lleguen los invitados, idealmente entre 60 y 90 minutos antes. Comprueba entonces los baños, la distribución de mesas y sillas, las zonas de juego y el acceso al material.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.