Familiedag organiseren: een praktische checklist

Een familiedag organiseren begint niet bij de boodschappen, maar bij datum, locatie en het verwachte aantal gasten. Daarna werk je in vaste stappen: uitnodigen, aanmeldingen verwerken, menu en programma bepalen en materiaal controleren. Plan eten en drinken op basis van het definitieve aantal deelnemers, inclusief dieetwensen en allergenen. Controleer in de laatste week het weer en leg een alternatief klaar, zodat een buitendag niet op het laatste moment stilvalt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Menu en programma vastleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief bij slecht weer bepalen
2 personen
Spelmateriaal inventariseren
Reserveringen maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Decoratie controleren
Muziek afspeellijst maken
Familiefoto's selecteren
Allergenenkaart maken
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Spelregels printen
Koelboxen controleren
Diepvriesproducten kopen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Sauzen en dressings bereiden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Vlees marineren
Brood en beleg klaarzetten
Terras en tuin controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelhoeken klaarzetten
3 personen
Muziek aansluiten
Eten op temperatuur brengen
3 personen
Allergenen duidelijk markeren

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Jassen en tassen opbergen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Familiefoto maken
2 personen
Spelronde voor kinderen begeleiden
3 personen
Spelronde voor volwassenen begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Kinderen begeleiden tijdens diner
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Familiequiz begeleiden
2 personen
Muziek en dans verzorgen
2 personen
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afvalbakken legen
2 personen
Eten veilig opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
Muziekapparatuur uitschakelen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Barbecue schoonmaken
2 personen
Tuin en terras schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen en drogen
Spelmateriaal sorteren
2 personen
Herbruikbare materialen opbergen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 55
Biertafelsaantal 4
Jassenrekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 60
Tafellopersaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 30
Glazenaantal 80
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 50
Koffielepelsaantal 50
Dinerbesteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 14
Serveerschotelsaantal 8
Broodmandenaantal 4
Bestekbakkenaantal 4
Waterkaraffenaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Barbecueborstelsaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Laptops
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Aluminium grillschalenaantal 20
Keukentangenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Ovenwantenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Fotolijstjesaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybal
Badmintonsetsaantal 3
Shuttlesaantal 12
Frisbeesaantal 3
Springtouwenaantal 4
Kegelsaantal 12
Hoepelsaantal 6
Waterpistolenaantal 10
Pittenzakkenaantal 12
Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8
Quizzoemersaantal 4
Prijslintenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 10
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna direct en vraag om een duidelijke aanmeldingsdatum, zodat je tijd houdt voor inkopen en indeling.
Verwerk dieetwensen zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen. Maak uiterlijk een week vooraf een allergenenkaart en zet naamkaartjes klaar als meerdere gezinnen of generaties samen eten.
Bepaal het definitieve aantal gasten ongeveer 7 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor menu, servies, stoelen en dranken; tel voor elk onderdeel enkele extra stuks mee voor kinderen, morsen en onverwachte gasten.
Plan het programma in blokken van 30 tot 60 minuten. Leg spelregels en materiaal minstens 2 dagen vooraf klaar en controleer of muziek, verlengsnoeren en stekkerdozen op de gekozen plek bruikbaar zijn.
Controleer de weersverwachting 3 tot 5 dagen vooraf en neem dan een definitief besluit over tenten of een binnenalternatief. Koel dranken pas de dag ervoor en doe verse boodschappen zo kort mogelijk voor de familiedag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiedag organiseren?: Leg de datum en locatie 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen meteen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de familiedag.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten voor een familiedag bepalen?: Bepaal het definitieve aantal ongeveer 7 dagen vooraf. Dan kun je menu, dieetwensen, servies, stoelen en dranken nog op tijd aanpassen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een familiedag?: Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal gasten en het programma. Reken voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg bij servies en stoelen enkele extra stuks toe.
Wanneer controleer ik het weer voor een familiedag buiten?: Controleer de verwachting 5 dagen vooraf en opnieuw 1 dag voor de familiedag. Leg uiterlijk 3 dagen vooraf een binnenalternatief of partytentindeling vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.