Checklist para organizar un Día familiar

Un Día familiar reúne comidas, juegos y personas de varias edades, así que conviene organizarlo por etapas. Empieza cerrando la fecha, el lugar y la lista de invitados; después confirma el menú, las preferencias alimentarias y el programa. En los días previos, revisa carpas, mesas, sillas, vajilla, barbacoas y neveras portátiles. Esta checklist también te ayuda a preparar un plan alternativo si llueve y a dejar listas las compras frescas, las bebidas y las actividades.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar el número definitivo de invitados
Fijar el menú y el programa
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Definir una alternativa en caso de mal tiempo
2 personas
Inventariar el material del juego
Hacer reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Comprobar la decoración
Crear lista de reproducción
Seleccionar fotos familiares
Preparar tarjeta de alérgenos
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir las reglas del juego
Comprobar las neveras portátiles
Comprar productos congelados
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar las verduras
2 personas
Lavar y cortar la fruta
2 personas
Preparar salsas y aderezos
2 personas
Preparar ensaladas
2 personas
Marinar la carne
Preparar pan y acompañamientos
Comprobar la terraza y el jardín
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el puesto de bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar las áreas de juego
3 personas
Conectar la música
Poner la comida a temperatura
3 personas
Marcar claramente los alérgenos

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Guardar abrigos y bolsos
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Hacer foto de familia
2 personas
Guiar la ronda de juegos para niños
3 personas
Dirigir la ronda de juego para adultos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Preparar platos de barbacoa
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Acompañar a los niños durante la cena
3 personas
Servir el postre
3 personas
Coordinar el quiz familiar
2 personas
Proporcionar música y baile
2 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger las mesas y sillas
3 personas
Apagar el equipo de música
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar la barbacoa
2 personas
Limpiar el jardín y la terraza
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Vaciar y secar las neveras portátiles
Clasificar el material de juego
2 personas
Guardar materiales reutilizables
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Sillas plegablescant. 55
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 60
Manteles runnerscant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazones para sopacant. 30
Vasoscant. 80
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 50
Cucharillas de cafécant. 50
Juegos de cubiertos para cenacant. 60
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 14
Bandejas de servircant. 8
Cestas de pancant. 4
Bandejas para cubiertoscant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Barbacoacant. 2
Pinzas para barbacoacant. 4
Cepillos para barbacoacant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófono
Portátiles
Cámara de fotos

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejas de aluminio para grillcant. 20
Pinzas de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Guantes de hornocant. 4
Termoscant. 4
Bandejas térmicascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Marcos de fotoscant. 8
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 6
Mantelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Faroles LEDcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Voleibol
Sets de bádmintoncant. 3
Shuttlescant. 12
Frisbeescant. 3
Cuerdas para saltarcant. 4
Conoscant. 12
Aroscant. 6
Pistolas de aguacant. 10
Sacos de semillascant. 12
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 8
Zumbadores para quizcant. 4
Cintas de premiocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjascant. 10
Toallascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el número definitivo de invitados al menos 7 días antes. Así puedes calcular mesas, sillas, platos, vasos y raciones sin comprar a ciegas.
Pregunta por alergias y preferencias dietéticas al enviar las invitaciones y vuelve a comprobarlas 3 días antes. Prepara una tarjeta de alérgenos visible junto al buffet.
Define el plan para lluvia con al menos una semana de margen. Comprueba que las carpas, mesas y sillas caben en la alternativa y que hay suficientes cables alargadores y regletas.
Divide las compras por fecha: productos no perecederos primero, congelados después y alimentos frescos el día anterior. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y lava las verduras antes de empezar a cocinar.
Prepara juegos, reglas impresas, tarjetas con nombres y fotos familiares la víspera. Deja también revisados los altavoces, la lista de reproducción, las máquinas de café y las teteras para no resolverlo durante la llegada de los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar, invitados e invitaciones. Deja cerrados el menú, el programa y el número definitivo de asistentes durante la última semana.
¿Cuándo debo confirmar el número de invitados?: Haz la primera recopilación de inscripciones unos 10 días antes y confirma el número definitivo 7 días antes. Comprueba de nuevo las bajas o cambios de dieta 3 días antes.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un Día familiar?: Calcula las raciones según el número definitivo de invitados y añade aproximadamente un 10 % de margen para la comida. Para el primer tramo del evento, cuenta con 2 o 3 bebidas por persona y enfríalas varias horas antes.
¿Qué preparo si llueve el día del Día familiar?: Define una alternativa al menos 7 días antes y revisa la previsión meteorológica 3 días antes y la víspera. Comprueba que el espacio alternativo permite colocar el buffet, las sillas y las actividades sin bloquear el paso.

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