Journée en famille : la checklist pour ne rien oublier

Une journée en famille demande plus qu’un menu et quelques chaises. Il faut confirmer les invités, prévoir les besoins alimentaires, organiser les jeux et préparer une solution de repli si la météo change. Cette checklist rassemble les préparatifs dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’au lavage des légumes et au refroidissement des boissons. Elle vous aide aussi à repérer ce qui est souvent réglé trop tard : les tables, les rallonges, les badges et le matériel de service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le nombre final d’invités
Fixer le menu et le programme
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Définir une solution de repli en cas de mauvais temps
2 personnes
Recenser le matériel de jeu
Faire les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Vérifier la décoration
Créer la playlist musicale
Sélectionner les photos de famille
Créer une carte des allergènes
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les règles du jeu
Contrôler les glacières
Acheter des produits surgelés
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Préparer les sauces et les vinaigrettes
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Mariner la viande
Préparer le pain et les garnitures
Vérifier la terrasse et le jardin
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le point boisson
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les coins de jeu
3 personnes
Brancher la musique
Remettre les plats à température
3 personnes
Indiquer clairement les allergènes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Ranger les manteaux et les sacs
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Prendre une photo de famille
2 personnes
Encadrer une manche de jeu pour les enfants
3 personnes
Animer une manche de jeu pour adultes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Accompagner les enfants pendant le dîner
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Encadrer le quiz familial
2 personnes
Assurer la musique et la danse
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Vider les poubelles
2 personnes
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre le matériel audio
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer le barbecue
2 personnes
Nettoyer le jardin et la terrasse
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vider et faire sécher les glacières
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Ranger les matériaux réutilisables
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Tables de buffetqté 3
Chaises pliantesqté 55
Tables de bièreqté 4
Portemanteauxqté 2
Cintresqté 60
Chemins de tableqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 30
Verresqté 80
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Cuillères à caféqté 50
Sets de couverts pour le dînerqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 14
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 4
Paniers à couvertsqté 4
Carafes d'eauqté 8

Équipement

Barbecueqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Brosses à barbecueqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Ordinateurs portables
Appareil photo

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 24
Plateaux à grillades en aluminiumqté 20
Pinces de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Gants de cuisineqté 4
Thermosqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 60
Cadres photoqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 6
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ball
Sets de badmintonqté 3
Navettesqté 12
Frisbeesqté 3
Cordes à sauterqté 4
Cônesqté 12
Cerceauxqté 6
Pistolets à eauqté 10
Sacs de sableqté 12
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Buzzer de quizqté 4
Rubans de prixqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 10
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le nombre d’invités au moins trois semaines à l’avance. Vous pourrez ainsi réserver les tentes, tables, chaises et autres équipements avant qu’ils ne soient déjà pris.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’envoi des invitations, puis reportez-les sur une carte des allergènes. Faites la synthèse des réponses cinq à sept jours avant la journée.
Préparez deux versions du programme : une pour l’extérieur et une pour l’intérieur. Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant et décidez à ce moment-là si les jeux, les tables et le buffet doivent être déplacés.
Achetez les produits non périssables une semaine avant, puis les produits frais un à deux jours avant. Refroidissez les boissons la veille et ne lavez les légumes qu’après les derniers achats.
Testez les haut-parleurs, les rallonges, les multiprises, les machines à café et les bouilloires avant l’arrivée des invités. Prévoyez aussi les badges nominatifs, les règles imprimées et les plateaux de service : ces petits éléments sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les environ trois semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard sept jours avant afin de finaliser le nombre d’invités, le menu et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Consultez les prévisions une première fois 72 heures avant, puis prenez la décision finale 48 heures avant. À ce moment-là, confirmez la solution de repli et l’installation des tentes ou des tables à l’intérieur.
Quand faire les courses pour une journée en famille ?: Achetez les produits non périssables sept jours avant. Faites les courses fraîches un à deux jours avant, puis refroidissez les boissons la veille pour éviter de tout préparer le matin même.
Combien de chaises et de couverts prévoir par invité ?: Prévoyez une chaise et un couvert complet par personne, avec 5 à 10 % de réserve. Pour 30 invités, cela représente 32 à 33 chaises et couverts, sans compter les assiettes à dessert, les verres supplémentaires et les tasses à café.

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