Familiedag organiseren: een complete checklist

Een familiedag vraagt vooral om goede timing: eerst leg je datum en locatie vast, daarna verzamel je aanmeldingen en dieetwensen. Plan activiteiten voor verschillende leeftijden en werk de terreinindeling uit voordat je tafels, stoelen en tenten regelt. In de laatste week controleer je leveringen, voorraad, dranken en spelmateriaal. Op de dag zelf houd je met naamkaartjes, activiteitenborden en een contactlijst overzicht, ook wanneer familieleden verspreid over het terrein zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Kinderactiviteiten inventariseren
2 personen
Spelprogramma samenstellen
2 personen
Reserveringen maken
Definitieve gastenlijst maken
Indeling terrein uitwerken
2 personen
Leveringen bevestigen
Voorraad thuis controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en koeling controleren
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Activiteitenborden maken
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Tafeldekking sorteren
2 personen
Weersverwachting controleren
Contactlijst uitdelen
Terrein controleren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelstations inrichten
4 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Salades en brood klaarzetten
3 personen
Allergenen markeren
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid afvinken
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Familiefoto maken
2 personen
Spelronde begeleiden
6 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies inzamelen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Avondspel begeleiden
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afscheid en bedankwoord
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Voedsel veilig opbergen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Spelmateriaal opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Restanten verdelen
2 personen
Afvalcontainers legen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Terrasstoelenaantal 12
Statafelsaantal 4
Tafelkleedhoudersaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Soepkommenaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Vorkenaantal 90
Messenaantal 90
Lepelsaantal 90
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 80
Ballongewichtenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Korfbalmandenaantal 2
Touwtrektouw
Hoepelsaantal 10
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 8
Waterballonnenaantal 200
Ringwerpsetsaantal 2
Bordspellenaantal 8
Kleurplatenaantal 80
Kleurpotlodenaantal 12
Stoepkrijtaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6
Toiletpapierrollenaantal 24
Papieren servettenaantal 200
Keukenpapierrollenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf en vraag meteen naar dieetwensen, leeftijden van kinderen en eventuele hulp bij vervoer. Zo kun je het spelprogramma en de boodschappenlijst op tijd aanpassen.
Maak 1 week vooraf een definitieve gastenlijst en vertaal die naar aantallen servies, stoelen en tafels. Tel voor elk kind een zitplaats mee; extra terrasstoelen of klapstoelen voorkom je liever vóór de levering dan op de dag zelf.
Controleer 2 dagen vooraf de weersverwachting en beslis dan pas definitief over de indeling van partytenten, buffettafels en activiteiten. Houd een droge plek vrij voor servies, desserts en spelmateriaal, ook als er aanvankelijk zon wordt voorspeld.
Bereid hapjes en desserts niet allemaal op dezelfde dag: doe snijwerk en voorbereidingen de avond ervoor en zet warme onderdelen pas vlak voor het eten klaar. Controleer ook of thermoskannen, waterkokers, koffiezetapparaten en warmhoudbakken beschikbaar en schoon zijn.
Leg naamkaartjes, activiteitenborden en de contactlijst vóór de start klaar op één vaste plek. Reserveer 30 minuten voor een terreincontrole, zodat je losse spullen, onveilige looproutes en ontbrekend spelmateriaal nog kunt oplossen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een familiedag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Leg reserveringen en eventuele leveringen uiterlijk 3 weken voor de familiedag vast.
Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst voor een familiedag maken?: Maak de definitieve lijst ongeveer 7 dagen vooraf. Gebruik die voor aantallen eten, drinken, stoelen, servies en activiteitenmateriaal; verwerk last-minute wijzigingen nog tot 48 uur voor de start.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een familiedag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Zet daarnaast de hele dag water klaar en houd bij warm weer extra voorraad en koeling beschikbaar.
Wanneer controleer ik de spullen voor een familiedag?: Controleer de voorraad thuis en het spelmateriaal 5 tot 7 dagen vooraf. Doe 2 dagen voor het evenement een tweede controle van dranken, koeling, tafeldekking, leveringen en de weersafhankelijke inrichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.