Journée en famille : la checklist pour ne rien oublier

Une journée en famille demande plus qu’un repas et quelques jeux. Il faut fixer la date et le lieu, suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et organiser les activités pour plusieurs âges. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au contrôle du site. Elle inclut aussi les détails souvent réglés trop tard : refroidissement des boissons, badges nominatifs, signalétique, livraisons et solution de repli en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les activités pour enfants
2 personnes
Composer le programme du jeu
2 personnes
Faire les réservations
Établir la liste définitive des invités
Élaborer l’aménagement du site
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les provisions à la maison
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les boissons et le refroidissement
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux d’activités
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Trier le matériel de table
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Distribuer la liste de contacts
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les stations de jeu
4 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les salades et le pain
3 personnes
Signaler les allergènes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Prendre une photo de famille
2 personnes
Animer le tour de jeu
6 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Fournir la musique
Animer le jeu du soir
4 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Discours d’adieu et de remerciement
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Répartir les restes
2 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de buffetqté 3
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Chaises de terrasseqté 12
Tables hautesqté 4
Pinces de nappeqté 20

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Bol à soupeqté 80
Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 70
Cuillères à caféqté 70
Fourchettesqté 90
Couteauxqté 90
Cuillèresqté 90
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 80
Poids pour ballonsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Paniers de korfballqté 2
Corde de tir à la corde
Cerceauxqté 10
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 8
Balles d'eauqté 200
Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Jeux de sociétéqté 8
Coloriagesqté 80
Crayons de couleurqté 12
Craie de trottoirqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6
Rouleaux de papier toiletteqté 24
Serviettes en papierqté 200
Rouleaux d’essuie-toutqté 8
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez 4 à 6 semaines avant la journée : fixez la date et le lieu, envoyez les invitations et notez les besoins alimentaires de chaque famille. Les relances de dernière minute compliquent vite les quantités à prévoir.
Établissez le programme des jeux au moins 7 jours avant. Prévoyez plusieurs activités, indiquez clairement leur emplacement sur des panneaux et rassemblez le matériel dans des bacs séparés pour éviter les recherches pendant la journée.
Contrôlez les quantités de table 2 jours avant : assiettes, verres, couverts, tasses et ustensiles de service. Pour un buffet, prévoyez aussi des tables distinctes pour les plats, les boissons et les desserts afin de limiter les files d’attente.
Préparez les en-cas et les desserts suffisamment tôt, puis vérifiez le refroidissement des boissons la veille. Les thermos, bouilloires et machines à café sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’accueil des familles.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant et contrôlez le site le jour précédent. Vérifiez l’installation des tables, chaises, tentes, panneaux et livraisons, puis distribuez la liste de contacts aux personnes qui aident sur place.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de finaliser les invités, les besoins alimentaires et les quantités de repas.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée en famille ?: Réservez au moins 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et les espaces de jeux. Faites le contrôle du site la veille lorsque c’est possible, puis gardez 30 minutes le jour même pour les derniers ajustements.
Quand acheter les boissons et préparer les desserts ?: Faites les courses principales 1 à 2 jours avant et vérifiez les boissons ainsi que le matériel de refroidissement la veille. Préparez les desserts selon leur conservation : certains peuvent être faits 24 heures à l’avance, d’autres le matin même.
Comment organiser les activités pour des enfants d’âges différents ?: Prévoyez au moins 3 types d’activités : une courte activité guidée, un jeu collectif et une activité libre. Limitez chaque séquence à environ 20 à 30 minutes pour garder l’attention des plus jeunes et laissez une activité de remplacement en cas de pluie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.