Checklist para organizar un Día familiar
Organizar un Día familiar requiere coordinar invitados de distintas edades, comida, juegos y un espacio que funcione tanto para niños como para adultos. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde fijar la fecha y enviar las invitaciones hasta revisar el recinto y preparar el montaje. Reserva con tiempo el mobiliario, confirma las preferencias dietéticas y deja las compras y la decoración cerradas antes del último día. Así podrás dedicar la jornada a recibir a la familia, no a resolver olvidos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar actividades infantiles
2 personas
Preparar el programa de juegos
2 personas
Hacer reservas
Hacer la lista definitiva de invitados
Desarrollar el plano del recinto
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar el stock en casa
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar bebidas y refrigeración
2 personas
Reunir el material de juego
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Crear carteles de actividades
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los postres
2 personas
Clasificar el montaje de mesa
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Repartir la lista de contactos
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar las estaciones de juegos
4 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar ensaladas y pan
3 personas
Marcar alérgenos
Montar la mesa de recepción
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
Evento
Recibir a los invitados
4 personas
Marcar asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
3 personas
Dar la bienvenida
Hacer foto de familia
2 personas
Coordinar la ronda del juego
6 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir el postre
3 personas
Proporcionar la música
Coordinar el juego nocturno
4 personas
Reponer café y té
2 personas
Despedida y discurso de agradecimiento
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Recoger la basura
4 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger el material del juego
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
Distribuir los sobrantes
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 4
- Sillas de terrazacant. 12
- Mesas altascant. 4
- Sujetamantelescant. 20
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 90
- Platos de postrecant. 90
- Tazones para sopacant. 80
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 70
- Cucharillas de cafécant. 70
- Tenedorescant. 90
- Cuchilloscant. 90
- Cucharascant. 90
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de cocinacant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Baterías externascant. 4
Decoración
- Globoscant. 150
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 14
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Pesos para globoscant. 12
- Pizarrascant. 6
- Cinta adhesivacant. 8
- Cuerdacant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
- Farolescant. 8
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 4
- Canastas de korfbalcant. 2
- Cuerda para tira y afloja
- Aroscant. 10
- Conoscant. 30
- Cuerdas para saltarcant. 8
- Globos de aguacant. 200
- Sets de lanzamiento de aroscant. 2
- Juegos de mesacant. 8
- Libros para colorearcant. 80
- Lápices de colorescant. 12
- Tiza para aceracant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Rollos de toallacant. 6
- Rollos de papel higiénicocant. 24
- Servilletas de papelcant. 200
- Rollos de papel de cocinacant. 8
- Cepillos para fregarcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la fecha, el lugar y las reservas: deja al menos 3 semanas para enviar invitaciones, recoger inscripciones y detectar alergias o dietas especiales.
- Cierra la lista definitiva de invitados 7 días antes. Con ese número podrás ajustar sillas, vajilla, bebidas, comida y materiales para las actividades infantiles.
- Prepara un programa de juegos con actividades de distinta duración y coloca carteles visibles. Calcula al menos una alternativa bajo techo por si cambia el tiempo.
- Revisa el pronóstico 48 horas antes y comprueba carpas, mesas y sillas. Si el encuentro es al aire libre, define de antemano dónde se protegerán la comida y los juegos.
- Haz una inspección final el día anterior: revisa entregas, bebidas y refrigeración, separa la decoración y deja preparados los aperitivos, postres y elementos del montaje de mesa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha y lugar, enviar invitaciones y hacer reservas. Deja la lista definitiva de invitados cerrada 7 días antes y la revisión del recinto para el día anterior.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para un Día familiar?
- Calcula las cantidades a partir de la lista confirmada y añade aproximadamente un 10 % de margen para imprevistos. Para las bebidas, prevé entre 2 y 3 consumiciones por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el calor.
- ¿Cuándo debo confirmar las preferencias dietéticas?
- Incluye la pregunta en la invitación y recopila las respuestas durante los primeros 7 días. Confirma alergias, intolerancias y dietas especiales antes de cerrar la compra, idealmente 5 días antes del evento.
- ¿Qué hago si el Día familiar es al aire libre y cambia el tiempo?
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y prepara una alternativa cubierta con antelación. Decide como máximo el día anterior dónde colocar las carpas, el buffet, las bebidas y las actividades infantiles.
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