Familiedag organiseren: checklist en planning

Een familiedag vraagt vooral om goede afstemming: wie komt, wat eten jullie en wie helpt op de dag zelf? Begin met datum, programma en gastenlijst en verzamel daarna dieetwensen en vervoersbehoeften. Werk vervolgens de activiteiten, reserveringen en cateringhoeveelheden uit. Controleer in de laatste week het materiaal, de boodschappen en de taakverdeling. Met deze checklist houd je ook praktische zaken zoals naamkaartjes, routeborden, koeling en serveerspullen bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
Programma naar gasten sturen
Activiteiten definitief kiezen
3 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Reserveringen bevestigen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekend materiaal bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Takenlijst aan vrijwilligers sturen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma- en routeborden maken
2 personen
Prijzen voor spellen regelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Groenten en fruit voorbereiden
3 personen
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Spelstations inrichten
4 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Toiletten controleren
EHBO-materiaal klaarleggen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Koffie en thee serveren
3 personen
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
Kinderspellen begeleiden
4 personen
Gezelschapsspellen begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en bestek inzamelen
3 personen
Muziek verzorgen
Dansvloer begeleiden
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afscheid aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Spelmateriaal sorteren
3 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelproducten verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restafval wegbrengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedtafelsaantal 2
Garderoberek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Mokkenaantal 40
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkasten
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Programma-bordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Sportmateriaal

Boccia-setsaantal 2
Ringwerpsetsaantal 2
Cornhole-setsaantal 2
Touwtrektouw
Zachte ballenaantal 12
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Spelkaartenaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 10
Scorekaartenaantal 100
Stopwatchesaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Batterijlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 2 weken vooraf vast en stuur het daarna samen met de route naar alle gasten. Zo kunnen families reistijd, activiteiten en eventuele vervoershulp op tijd afstemmen.
Verzamel dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 10 dagen voor de familiedag. Gebruik het definitieve aantal daarna voor de cateringberekening, boodschappen en het aantal borden, kommen en glazen.
Controleer 1 week vooraf de voorraad: partytenten, tafels, stoelen, buffettafels, servies en spelmateriaal. Bestel ontbrekende spullen uiterlijk 5 dagen van tevoren, zodat je nog een alternatief kunt regelen.
Maak voor vrijwilligers een indeling met tijdstippen en stuur die uiterlijk 3 dagen vooraf. Plan aparte mensen voor ontvangst, buffet, activiteiten, koffie en opruimen; anders blijven taken tijdens het programma liggen.
Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal koelproducten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Zet broodjes, beleg, groenten en fruit pas kort voor het eten klaar en gebruik koelboxen of koelkasten voor wat gekoeld moet blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiedag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de datum, gastenlijst en het programma. Verstuur de uitnodigingen zodra die basis staat en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de familiedag.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een familiedag?: Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aanmeldingen, inclusief kinderen en vrijwilligers. Reken voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per volwassene en plan daarna ongeveer 1 drankje per uur; stem eten af op de duur en het aantal eetmomenten.
Wanneer moet ik dieetwensen en vervoersbehoeften opvragen?: Vraag beide zaken mee met de uitnodiging en verwerk de reacties uiterlijk 10 dagen vooraf. Neem daarna persoonlijk contact op met gasten van wie informatie ontbreekt, zodat catering en vervoer nog aangepast kunnen worden.
Wanneer moet ik de familiedag klaarzetten?: Controleer materiaal en boodschappen 1 week vooraf en maak de houdbare voorraad 2 tot 3 dagen eerder gereed. Zet tafels, stoelen, buffetten, naamkaartjes en routeborden bij voorkeur de dag ervoor klaar; bereid verse producten pas op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.