Checklist pour organiser une journée en famille

Une journée en famille demande plus qu’un programme et un repas. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires et les transports, puis verrouiller les activités, les réservations et le matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions à l’installation des tables, des buffets et des activités. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : badges, panneaux, règles du jour, répartition des bénévoles et conservation des aliments.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
2 personnes
Envoyer le programme aux invités
Choisir définitivement les activités
3 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Composer la sélection musicale
Confirmer les réservations
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Commander le matériel manquant
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer la liste des tâches aux bénévoles
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
Prévoir des prix pour les jeux
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les courses non périssables
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer les fruits et légumes
3 personnes
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les stations de jeu
4 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer le matériel de premiers secours
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer le jeu de présentation
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
Animer les jeux de société
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
Fournir la musique
Encadrer la piste de danse
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Annoncer le départ
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Trier le matériel de jeu
3 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Gérer les produits réfrigérés
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Tables nappéesqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Tassesqté 40
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Pincesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Numéros de tableqté 12

Matériel de sport

Sets de bocciaqté 2
Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Ensembles de cornholeqté 2
Corde de tir à la corde
Balles souplesqté 12
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 10
Fiches de scoreqté 100
Chronomètresqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite une date limite d’inscription afin de connaître le nombre de participants, les besoins alimentaires et les demandes de transport assez tôt pour ajuster les réservations et le catering.
Ne vous contentez pas de confirmer les activités : rédigez aussi un règlement court et envoyez le programme final aux invités. Les panneaux du programme et de l’itinéraire doivent être préparés avant le jour J, pas pendant l’accueil.
Calculez les quantités de catering à partir des inscriptions définitives, puis séparez les achats non périssables des produits réfrigérés. Préparez les fruits, légumes, sandwiches et garnitures suffisamment tôt pour éviter de tout faire au moment de l’arrivée des familles.
Comptez le matériel par usage et non par catégorie : assiettes, bols, verres, couverts, carafes d’eau et plats de service doivent couvrir le repas et les remplacements. Vérifiez le stock avant de commander, notamment les glacières, thermos, planches à découper et boîtes de conservation.
Répartissez les bénévoles avec une tâche précise et envoyez leur liste à l’avance. Préparez aussi les badges nominatifs, les prix des jeux et un portant à vêtements : ce sont de petits éléments, mais ils prennent du temps à gérer le jour même.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les dès que la date et le programme provisoire sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant la journée. Donnez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement pour calculer les repas et organiser les transports.
Combien de temps avant confirmer les réservations et les activités ?: Confirmez les réservations dès que le nombre d’inscrits est suffisamment stable, puis faites une dernière vérification 7 jours avant. Les activités définitives et leurs horaires doivent figurer dans le programme envoyé aux invités.
Quand faire les courses pour une journée en famille ?: Achetez les produits non périssables 3 à 7 jours avant, puis les produits réfrigérés la veille ou le matin même selon leur conservation. Préparez les fruits, légumes, sandwiches et garnitures le plus près possible du service, tout en gardant une marge d’au moins 2 heures avant l’accueil.
Combien de bénévoles prévoir pour l’organisation ?: Répartissez les missions dès que les inscriptions sont closes, avec au minimum une personne responsable de l’accueil, du repas, des activités et de l’installation. Envoyez la liste des tâches 5 à 7 jours avant afin que chacun puisse confirmer sa disponibilité.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.