Familiedag organiseren: checklist en planning

Een familiedag organiseren vraagt vooral om overzicht: wie komt, wat eten jullie en hoe loopt de dag? Begin met datum en locatie, verstuur daarna de uitnodigingen en houd aanmeldingen en dieetwensen bij. Werk het programma uiterlijk enkele dagen vooraf af, zodat spelactiviteiten, reserveringen en boodschappen op tijd geregeld zijn. Op de dag zelf helpen een duidelijke indeling, gekoelde dranken en een afgedrukt draaiboek om niet steeds te hoeven improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma definitief maken
2 personen
Spelactiviteiten kiezen
2 personen
Reserveringen maken
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
Dieetlijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Draaiboek afdrukken
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Welkomstbord plaatsen
Spelstations uitzetten
3 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomsthapjes serveren
2 personen
Kinderspellen begeleiden
4 personen
Volwassenspellen begeleiden
3 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Warm eten serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Dansvloer vrijhouden
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 60
Buffettafelaantal 3
Barkrukaantal 6
Picknickkleedaantal 8
Tafelkleedaantal 8
Tafelloperaantal 6

Servies

Herbruikbaar bordaantal 70
Herbruikbare komaantal 60
Herbruikbaar glasaantal 100
Koffiekopaantal 50
Theeglasaantal 30
Besteksetaantal 70
Opscheplepelaantal 8
Serveerschaalaantal 12
Serveertangaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 4
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxaantal 4
IJsblokjesbakaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 3
Powerbankaantal 2

Verlichting

Lichtslingeraantal 6
Ledlampaantal 8
Zaklampaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingeraantal 8
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukaantal 6
Naamkaartjeaantal 60
Welkomstbord
Stoepkrijtaantal 12

Sportmateriaal

Voetbalaantal 3
Basketbalaantal 2
Volleybalaantal 2
Frisbeeaantal 4
Touwtrektouw
Springtouwaantal 8
Pionaantal 20
Hoepelaantal 10
Waterballonaantal 100
Zakloopzakaantal 8
Bocciasetaantal 2
Tennisbalaantal 20
Sportfluitaantal 3
Speurtochtkaartaantal 30
Prijsbekertjeaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilaantal 3
Emmeraantal 3
Afwasbakaantal 3
Microvezeldoekaantal 20
Toiletreinigingsborstelaantal 2
Handschoenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen minstens 3 weken vooraf en vraag om een uiterste aanmelddatum. Zo kun je de deelnemerslijst, dieetwensen en hoeveelheden eten tijdig vastleggen.
Maak het programma uiterlijk 3 dagen voor de familiedag definitief. Plan naast spelactiviteiten ook ruimte voor aankomst, eten, koffie en een uitloopmoment.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf. Bij buitenactiviteiten moeten partytenten, tafels, stoelen en een alternatief bij regen al geregeld zijn.
Doe de boodschappen 1 dag vooraf en koel dranken minstens 4 uur. Bereid hapjes zo veel mogelijk eerder en bewaar ze afgedekt in vershoudbakken.
Leg draaiboek, dieetlijst, naamkaartjes en spelmateriaal vóór vertrek bij elkaar. Inspecteer de locatie minimaal 2 uur voor ontvangst en maak looproutes vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiedag organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de familiedag en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een familiedag?: Maak de hoeveelheden op basis van de definitieve deelnemerslijst en houd rekening met minstens 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur. Plan daarnaast extra porties voor kinderen, dieetwensen en een uitloop van ongeveer 2 uur.
Wanneer controleer ik het weer voor een familiedag buiten?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Regel bij twijfel uiterlijk de dag ervoor een partytent of binnenalternatief en bescherm eten en materialen tegen regen.
Hoe laat moet ik op de locatie zijn voor een familiedag?: Ga minimaal 2 uur voor de start naar de locatie. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen en partytenten, het vrijmaken van looproutes, het klaarzetten van eten en een laatste controle van spelmateriaal en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.