Checklist para organizar un Día familiar sin olvidos

Organizar un Día familiar requiere coordinar invitados, comida, juegos y el espacio en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha y el lugar; después recoge inscripciones y preferencias dietéticas antes de cerrar el programa y la compra. Los últimos días se dedican a enfriar bebidas, preparar aperitivos y revisar materiales. El día del evento, reserva tiempo para inspeccionar el lugar, despejar los pasos y montar carpas, mesas y zonas de juego.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Definir el programa final
2 personas
Elegir actividades de juego
2 personas
Hacer reservas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Crear la lista final de participantes
Imprimir la lista de dietas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Crear lista de reproducción
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Llevar materiales al lugar
3 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Despejar las rutas de paso
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el cartel de bienvenida
Montar las estaciones de juego
3 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos de bienvenida
2 personas
Coordinar los juegos infantiles
4 personas
Supervisar juegos para adultos
3 personas
Guiar la búsqueda del tesoro
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir comida caliente
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir el postre
2 personas
Proporcionar la música
Mantener libre la pista de baile
Entregar premios
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesa plegablecant. 8
Silla plegablecant. 60
Mesa del bufécant. 3
Taburete de barcant. 6
Manta de picniccant. 8
Mantelcant. 8
Camino de mesacant. 6

Vajilla

Plato reutilizablecant. 70
Cuenco reutilizablecant. 60
Vaso reutilizablecant. 100
Taza de cafécant. 50
Vaso de técant. 30
Juego de cubiertoscant. 70
Cuchara de servircant. 8
Fuente para servircant. 12
Pinza para servircant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termocant. 4
Tabla de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Nevera portátilcant. 4
Balde para cubitos de hielocant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Recipiente herméticocant. 12

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Cable alargadorcant. 4
Regletacant. 3
Powerbankcant. 2

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámpara LEDcant. 8
Linternacant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldacant. 8
Guirnalda de banderinescant. 4
Arreglo floralcant. 6
Tarjeta de nombrecant. 60
Cartel de bienvenida
Tiza para aceracant. 12

Material deportivo

Fútbolcant. 3
Baloncestocant. 2
Voleibolcant. 2
Frisbeecant. 4
Cuerda para tira y afloja
Cuerda para saltarcant. 8
Conocant. 20
Arocant. 10
Globo de aguacant. 100
Saco para carrera de sacoscant. 8
Set de bochascant. 2
Pelota de teniscant. 20
Silbato deportivocant. 3
Mapa de búsqueda del tesorocant. 30
Trofeocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 3
Cubocant. 3
Fregadero de lavadocant. 3
Paño de microfibracant. 20
Cepillo de limpieza de inodorocant. 2
Guantecant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de participantes con varios días de margen y anota las dietas por separado. Imprimir esa lista evita improvisar cuando llegue la hora de servir.
No esperes al mismo día para decidir las actividades: prepara el programa final y comprueba cada juego con antelación, incluidos sus materiales y el espacio que necesita.
Haz la compra después de confirmar las inscripciones. Enfría las bebidas con tiempo y deja los aperitivos preparados para no tener que cortar, servir y recibir a la gente a la vez.
Revisa el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes. Si utilizas carpas plegables, mesas o mantas de picnic, confirma que caben en el lugar y que las rutas de paso quedan libres.
Prepara una hoja de montaje y llévala impresa junto con los materiales. Calcula al menos 60 minutos antes de la llegada para inspeccionar el lugar, montar las carpas y colocar las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes. Pide que confirmen su asistencia y sus preferencias dietéticas como máximo 7 días antes, para poder cerrar la compra y el programa.
¿Cuándo debo confirmar la lista final de participantes?: Confírmala unos 5 a 7 días antes del evento. Imprime la lista de dietas y úsala para revisar cantidades, aperitivos y opciones del bufé antes de comprar.
¿Cuánto tiempo necesito para montar un Día familiar?: Reserva al menos 60 minutos antes de que lleguen los invitados. Ese margen cubre la inspección del lugar, despejar las rutas, montar carpas y mesas, y preparar la zona de comida.
¿Cuándo hay que preparar las bebidas y los aperitivos?: Enfría las bebidas la víspera y prepara los aperitivos el mismo día, con varias horas de margen. Guarda lo que corresponda en recipientes herméticos y deja lista la zona de servicio antes de recibir a los invitados.

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