Checklist pour organiser une journée en famille

Une journée en famille demande plus qu’un repas et quelques jeux. Il faut confirmer les participants, prévoir les régimes alimentaires, organiser les activités et préparer le matériel avant l’arrivée des premiers invités. Cette checklist rassemble les étapes dans un ordre pratique, de la réservation du lieu à l’installation des tables et des tentes. Elle aide aussi à éviter les oublis de dernière minute, comme les badges, les boissons à refroidir ou les rallonges électriques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Finaliser le programme
2 personnes
Choisir les activités de jeu
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Imprimer la liste des régimes alimentaires
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Créer la playlist musicale
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le panneau de bienvenue
Installer les postes de jeu
3 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les amuse-bouches de bienvenue
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
Encadrer les jeux pour adultes
3 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir un repas chaud
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Fournir la musique
Dégager la piste de danse
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 60
Table de buffetqté 3
Tabouret de barqté 6
Couverture de pique-niqueqté 8
Nappeqté 8
Chemin de tableqté 6

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 70
Bol réutilisableqté 60
Verre réutilisableqté 100
Tasse à caféqté 50
Verre à théqté 30
Set de couvertsqté 70
Cuillère de serviceqté 8
Plat de serviceqté 12
Pince de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièreqté 4
Bac à glaçonsqté 4
Papier aluminiumqté 3
Boîte hermétiqueqté 12

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 3
Batterie externeqté 2

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 8
Lampe de pocheqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandeqté 8
Guirlande de fanionsqté 4
Composition floraleqté 6
Badge nominatifqté 60
Panneau d’accueil
Craie de trottoirqté 12

Matériel de sport

Footballqté 3
Basket-ballqté 2
Volley-ballqté 2
Frisbeeqté 4
Corde de tir à la corde
Corde à sauterqté 8
Côneqté 20
Cerceauqté 10
Bombe à eauqté 100
Sac de course en sacqté 8
Set de bocciaqté 2
Balle de tennisqté 20
Sifflet de sportqté 3
Carte de chasse au trésorqté 30
Petite coupe de prixqté 12

Nettoyage

Poubelleqté 6
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 3
Seauqté 3
Évier de vaisselleqté 3
Chiffon microfibreqté 20
Brosse de nettoyage des toilettesqté 2
Gantqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines avant la journée, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription. Cela vous laisse le temps de confirmer les participants et de recueillir les besoins alimentaires.
Finalisez le programme environ une semaine avant : prévoyez plusieurs activités de jeu et une solution de repli si la météo change. Vérifiez aussi les réservations et les prévisions à 48 heures de l’événement.
Préparez la liste définitive des régimes alimentaires 3 à 5 jours avant les achats. Gardez cette liste imprimée près de la zone du buffet afin d’éviter les erreurs au moment de servir.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas le jour même ou quelques heures avant. Une glacière, un bac à glaçons et des boîtes hermétiques facilitent le transport et maintiennent les aliments à bonne température.
Arrivez sur place au moins 2 heures avant le début pour inspecter les accès, dégager les voies de circulation, monter les tentes et installer les tables. Testez également l’enceinte, les rallonges et la batterie externe avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines à l’avance, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ensuite confirmer les participants et ajuster les courses.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée en famille ?: Prévoyez au moins 2 heures sur place pour monter les tentes, installer les tables, organiser le buffet et vérifier le matériel de jeu. Ajoutez 30 minutes si le lieu est difficile d’accès ou si le matériel doit être transporté depuis un parking éloigné.
Quand faire les courses pour une journée en famille ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis achetez les produits très frais le matin même si nécessaire. Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas quelques heures avant le début.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour une journée en famille ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant et préparez une solution couverte, notamment les tentes de réception. Déplacez les activités nécessitant un sol sec et gardez les jeux, les branchements électriques et les aliments à l’abri de l’humidité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.