Familiedag organiseren: een praktische checklist
Een familiedag loopt soepeler als je eerst de basis vastlegt en pas daarna eten, spellen en aankleding regelt. Begin met datum, programma en locatie, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen starten. Verzamel dieetwensen vroeg en maak na de aanmeldtermijn een definitieve bezoekerslijst. Plan de laatste dagen voor boodschappen, voorbereidingen, koelen en bewegwijzering; juist die kleine zaken worden vaak vergeten. Met 72 taken en 59 benodigdheden houd je overzicht van de eerste planning tot het opruimen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
Spelbegeleiders benaderen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
Eetvoorkeuren inventariseren
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Activiteitenmaterialen controleren
2 personen
Prijzen voor spellen inkopen
Boodschappenlijst finaliseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Vlees en vegetarisch eten marineren
2 personen
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Spelregels uitprinten
Muziek en afspeellijst testen
Kassa en betaalmiddelen klaarleggen
EHBO-materiaal controleren
Weersalternatief klaarzetten
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Spelstations inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Eten gekoeld klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Toiletten aanvullen
Terrein en tafels nalopen
3 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Spelrondes begeleiden
6 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes rondbrengen
3 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Sleutels en toegangsmiddelen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 70
- Biertafelsaantal 4
- Biertafelbankenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Informatietafel
- Kapstokkenaantal 2
- Tafelkleedhoudersaantal 12
- Koelboxenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 20
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanenaantal 8
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Feestvlaggenaantal 8
- Tafelkledenaantal 14
- Bloemstukkenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 70
- Routebordjesaantal 12
- Menukaartenaantal 8
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Megafon
- Koelelementenaantal 24
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Springtouwenaantal 8
- Hoepelsaantal 8
- Waterballonnenaantal 200
- Veldmarkeerlijnenaantal 2
- Ringwerpsetsaantal 3
- Touwtrektouwenaantal 2
- Zakloopzakkenaantal 10
- Prijzenaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Barbecuetangenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open de aanmeldingen zodra datum, programma en locatie vaststaan en geef een duidelijke sluitingsdatum. Gebruik de definitieve bezoekerslijst daarna voor reserveringen, naamkaartjes, porties en het aantal stoelen.
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en controleer ze opnieuw bij het finaliseren van de boodschappenlijst. Houd vegetarische en andere aangepaste gerechten herkenbaar bij het buffet.
- Maak uiterlijk enkele dagen vooraf een plattegrond met partytenten, tafels, activiteiten en de informatietafel. Routebordjes voorkomen dat familieleden bij aankomst moeten zoeken naar het programma of de juiste plek.
- Controleer activiteitenmaterialen en spelprijzen voordat je boodschappen doet. Benader spelbegeleiders niet pas op de dag zelf: zonder vaste begeleider blijven spellen met uitleg, score of toezicht snel liggen.
- Plan de keukenvoorbereiding over de laatste één à twee dagen: salades, gesneden groenten en gemarineerd eten eerst, hapjes en gekoelde dranken daarna. Zet koelboxen en serveermateriaal klaar voordat je het buffet opbouwt.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een familiedag versturen?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef minimaal 2 weken voor de familiedag als aanmeldtermijn, zodat je daarna de bezoekerslijst, reserveringen en boodschappen kunt afronden.
- Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een familiedag?
- Voor een zittende maaltijd reken je met één stoel per aangemelde gast en ongeveer 60 centimeter tafelruimte per persoon. Tel daarnaast aparte buffettafels en een informatietafel mee; controleer het definitieve aantal na sluiting van de aanmeldingen.
- Wanneer moet ik eten voorbereiden voor een familiedag?
- Snijd groenten en fruit en bereid salades meestal 1 dag vooraf. Marineer vlees en vegetarisch eten de avond ervoor, bereid hapjes zo laat mogelijk en koel dranken minimaal enkele uren voor aanvang.
- Wat moet ik de dag voor een familiedag nog controleren?
- Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, locatie, plattegrond, activiteitenmaterialen en muziek. Zet ook naamkaartjes, routebordjes, servies, koelboxen en tafelbenodigdheden per onderdeel bij elkaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!