Checklist para organizar un Día familiar sin olvidar nada

Un Día familiar reúne actividades, comida y muchas personas en un mismo recinto, así que conviene trabajar con un orden claro. Empieza por fijar la fecha, revisar el terreno y definir el programa; después controla las inscripciones, las preferencias alimentarias y las reservas. En la última semana se concretan el plano, los materiales y las compras. El día anterior quedan la comida preparada, las bebidas frías y la señalización lista para montar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Revisar el recinto y el terreno
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Desarrollar el programa de actividades
3 personas
Contactar a los monitores del juego
2 personas
Preparar el programa musical
Recoger preferencias alimentarias
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
Confirmar las reservas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer un plano del recinto
2 personas
Comprobar el material de actividades
2 personas
Comprar premios para los juegos
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Cortar verduras y frutas
2 personas
Preparar ensaladas
2 personas
Marinar carne y comida vegetariana
2 personas
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Hacer carteles de ruta
2 personas
Imprimir las reglas del juego
Probar la música y la lista de reproducción
Preparar la caja y los medios de pago
Comprobar el material de primeros auxilios
Preparar plan alternativo por lluvia
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar las estaciones de juegos
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Dejar la comida refrigerada y lista
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Reponer los baños
Revisar el recinto y las mesas
3 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Guiar las rondas del juego
6 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir aperitivos
3 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Abrir el bufé de la cena
4 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir el postre
3 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Proporcionar la música
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas y la decoración
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver las llaves y los medios de acceso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 70
Mesas de cervezacant. 4
Bancos de cervezacant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de información
Percheroscant. 2
Sujetamantelescant. 12
Neveras portátilescant. 6

Vajilla

Platoscant. 80
Platos de postrecant. 80
Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Banderines festivoscant. 8
Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Carteles de rutacant. 12
Cartas del menúcant. 8

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Barbacoacant. 2
Botellas de gascant. 2
Megáfono
Acumuladores de fríocant. 24

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Conoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 8
Aroscant. 8
Globos de aguacant. 200
Líneas de marcaje del campocant. 2
Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Sacos para carreras de sacoscant. 10
Premioscant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas para barbacoacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y poder calcular asistentes, comida y asientos.
Pide las preferencias alimentarias y dietéticas durante la inscripción, no el día del evento. Con la lista definitiva, separa las raciones vegetarianas y las opciones para alergias antes de hacer la compra.
Revisa el recinto y el terreno con el plano en la mano. Señala la mesa de información, el buffet, las actividades, los recorridos y las zonas cubiertas; así sabrás dónde colocar carpas, mesas y sillas.
Confirma monitores, reservas y material de actividades al menos 7 días antes. Comprueba también el pronóstico: si hay riesgo de lluvia, decide con antelación qué actividades pasan bajo las carpas o se cancelan.
Haz la preparación de cocina el día anterior: marina la carne y la comida vegetariana, corta frutas y verduras y prepara las ensaladas. Enfría las bebidas con varias horas de margen y deja listas las tarjetas de nombre, los carteles y las cartas del menú.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto y preparar las invitaciones. Cierra la lista definitiva de asistentes aproximadamente 7 días antes, cuando ya puedas calcular comida, mesas y sillas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas al menos 3 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 10 o 14 días antes del evento. Así tendrás tiempo para contactar a quienes no hayan respondido y confirmar el número final.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar por persona?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por hora, ajustando según la duración y el clima. Prepara aperitivos para todos y añade raciones específicas según las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
¿Cuándo hay que preparar el recinto y el material?: Comprueba el material y dibuja el plano entre 5 y 7 días antes. El montaje de carpas, mesas, buffet, información, sonido, carteles y decoración puede hacerse el día anterior o con varias horas de margen el mismo día, según el tamaño del recinto.

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