Familiedag organiseren: een praktische checklist

Een familiedag loopt soepeler als je eerst de datum, locatie en hoofdlijnen vastlegt en daarna pas catering en activiteiten uitwerkt. Begin met een programma met tijden voor ontvangst, eten, kinderactiviteiten, sport, quiz en afsluiting. Verzamel vóór je bestelt de aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften. In de laatste week controleer je de gastenlijst, weersverwachting, leveringen en materialen; op de dag zelf richt je eerst de locatie en het buffet in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijden opstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Kinderactiviteiten bepalen
2 personen
Sportactiviteiten bepalen
2 personen
Quiz en spellen voorbereiden
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Cateringmenu vaststellen
2 personen
Leveringen en reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Welkomstbalie inrichten
2 personen
Activiteitenvelden uitzetten
3 personen
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades en brood voorbereiden
3 personen
Bar en koffiestation inrichten
2 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Sportactiviteiten begeleiden
4 personen
Spelronde begeleiden
3 personen
Fotomoment organiseren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffetgerechten aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies naar afwaspunt brengen
2 personen
Muziek verzorgen
Dansvloer begeleiden
Verlichting inschakelen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Etensresten veilig opbergen
2 personen
Buffet en bar schoonmaken
3 personen
Locatie vegen en dweilen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Spelmateriaal sorteren
2 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Verlichting afhalen
2 personen
Overgebleven spullen inpakken
3 personen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Koelboxenaantal 5
IJsboxenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Speakersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Verlenghaspelsaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Badmintonsetsaantal 4
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Frisbeesaantal 6
Waterballonnenaantal 200
Spelmattenaantal 6
Bordspellenaantal 8
Quizbordenaantal 10
Pennenaantal 30
Prijzenaantal 15

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 6 weken vooraf en zet een sluitingsdatum voor aanmeldingen. Vraag daarbij meteen dieetwensen, vervoersbehoeften en het aantal kinderen uit, zodat je niet enkele dagen voor de familiedag achter ontbrekende gegevens aan hoeft.
Maak een programma met blokken van 30 tot 60 minuten. Plan kinderactiviteiten, sport, quiz en spellen niet allemaal tegelijk: zo kunnen verschillende leeftijden meedoen en houd je ruimte over voor uitloop.
Controleer de catering minstens 7 dagen vooraf en nogmaals 48 uur voor aanvang. Zet dranken op tijd koel, houd houdbare producten apart en reserveer warmhoudbakken, koelboxen en ijsboxen als het menu daarom vraagt.
Plan de opbouw met minimaal 2 helpers en begin 2 tot 3 uur voor ontvangst. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer, plaats daarna buffettafels en afvalbakken en test verlengkabels, koffiezetapparaten en waterkokers.
Print het draaiboek, de contactlijst en naamkaartjes uiterlijk de avond ervoor. Leg servies, opscheplepels, serveerbladen, tangen en koffiebenodigdheden per onderdeel klaar; juist klein materiaal wordt tijdens een druk buffet vaak te laat ontdekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiedag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de familiedag en sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken vooraf, zodat catering en activiteiten definitief kunnen worden gepland.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een familiedag versturen?: Stuur ze ongeveer 6 weken vooraf. Geef minimaal 2 weken aanmeldtijd en vermeld direct een deadline voor dieetwensen en vervoersbehoeften.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een familiedag op te bouwen?: Reken op 2 tot 3 uur met minstens 2 helpers. Bouw eerst de partytenten en het meubilair op, richt daarna het buffet in en reserveer het laatste halfuur voor controle van techniek, drinken en bewegwijzering.
Wanneer controleer ik het weer voor een familiedag buiten?: Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf voor de grote planning en opnieuw 48 uur voor aanvang. Controleer dan of partytenten, extra beschutting, koelopslag en een aangepast programma nodig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.