Checklist para organizar un Día familiar sin olvidos

Un Día familiar reúne comida, actividades para varias edades y bastante logística en una sola jornada. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la elección del lugar hasta el montaje de carpas, mesas y buffet. Prevé con tiempo las preferencias dietéticas, el transporte y las actividades infantiles, porque suelen quedar para el final. También encontrarás el material necesario para servir café, mantener la comida caliente y gestionar los residuos durante el día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Preparar el programa y los horarios
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recabar las necesidades de transporte
Definir las actividades infantiles
2 personas
Definir las actividades deportivas
2 personas
Preparar el quiz y los juegos
2 personas
Preparar la selección musical
Definir el menú de catering
2 personas
Confirmar las entregas y las reservas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la lista definitiva de invitados
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de bienvenida
2 personas
Marcar los campos de actividades
3 personas
Preparar el material del juego
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas y pan
3 personas
Montar la barra y la estación de café
2 personas
Dejar lista la información sobre alérgenos
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Coordinar actividades deportivas
4 personas
Coordinar la ronda del juego
3 personas
Organizar la sesión de fotos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer los platos del bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Llevar la vajilla al punto de lavado
2 personas
Proporcionar la música
Coordinar la pista de baile
Encender la iluminación
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
Limpiar el buffet y el bar
3 personas
Barrer y fregar el recinto
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Clasificar el material de juego
2 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Empaquetar lo que ha sobrado
3 personas
Devolver el stock
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 6

Vajilla

Platoscant. 90
Platos de postrecant. 90
Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 90
Tenedorescant. 90
Cucharascant. 90
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzascant. 8
Neveras portátilescant. 5
Cajas de hielocant. 3

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Reproductor de música
Enrollacablescant. 3

Decoración

Globoscant. 150
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 80
Bomba de globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Farolescant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Voleibolcant. 2
Sets de bádmintoncant. 4
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 8
Frisbeescant. 6
Globos de aguacant. 200
Tapetes de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 8
Paneles del quizcant. 10
Bolígrafoscant. 30
Premioscant. 15

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de preparar las invitaciones. Envía la invitación con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta de 10 a 14 días.
Pide junto con la inscripción las alergias, dietas especiales y necesidades de transporte. Con esa información puedes cerrar la lista definitiva de invitados y el menú aproximadamente 7 días antes.
Divide el programa por franjas horarias: bienvenida, comida, actividades infantiles, deporte, quiz y juegos. Reserva bloques de 30 a 60 minutos y deja al menos 15 minutos entre actividades para cambios y retrasos.
Comprueba la previsión meteorológica 3 días antes y confirma las carpas, mesas, sillas y mesas de buffet. El montaje exterior suele necesitar entre 2 y 3 horas, además del tiempo para limpiar y preparar el espacio.
Refrigera las bebidas el día anterior y prepara el catering no perecedero con antelación. Para el servicio, calcula aproximadamente 2 vasos por persona durante la comida y coloca termos, jarras de café, bandejas y papeleras antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y lugar, enviar invitaciones, registrar inscripciones, recoger dietas y transporte, y confirmar reservas y entregas al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes y prepara la lista definitiva unos 7 días antes. Así tendrás tiempo para las tarjetas de nombre, el menú, las cantidades y la distribución de mesas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un Día familiar?: Calcula entre 2 y 3 horas para limpiar el lugar, montar las carpas y colocar mesas, sillas y buffet. Añade 30 minutos para revisar el programa, la lista de contactos, las bebidas y el material de servicio.
¿Qué debo comprobar el día anterior?: Revisa la previsión del tiempo, la compra, las reservas y las entregas. Guarda las bebidas refrigeradas, prepara el catering no perecedero y confirma que tienes vajilla, termos, cafeteras, hielo, alargadores y papeleras.

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