Journée en famille : la checklist pour tout préparer

Une journée en famille demande plus qu’un repas et quelques jeux. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les trajets, les activités des enfants et l’installation du lieu. Cette checklist de 72 tâches et 64 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation jusqu’au rangement. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : badges, glacières, rallonges, vaisselle et solution de repli en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et les horaires
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Définir les activités pour enfants
2 personnes
Définir les activités sportives
2 personnes
Préparer le quiz et les jeux
2 personnes
Composer la sélection musicale
Définir le menu du catering
2 personnes
Confirmer les livraisons et les réservations
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des invités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Délimiter les zones d'activités
3 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades et le pain
3 personnes
Aménager le bar et le coin café
2 personnes
Préparer les informations sur les allergènes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer les activités sportives
4 personnes
Animer le tour de jeu
3 personnes
Organiser le moment photo
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les plats du buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Apporter la vaisselle au point de lavage
2 personnes
Fournir la musique
Encadrer la piste de danse
Allumer l’éclairage
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer le buffet et le bar
3 personnes
Balayer et laver le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Retirer l’éclairage
2 personnes
Emballer les affaires restantes
3 personnes
Rapporter le stock
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Glacièresqté 5
Bacs à glaceqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Lecteur audio
Rallonges électriquesqté 3

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10
Lanternesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Sets de badmintonqté 4
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Frisbeesqté 6
Balles d'eauqté 200
Tapis de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Panneaux du quizqté 10
Stylosqté 30
Prixqté 15

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 semaines avant, puis envoyez les invitations rapidement. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires et les difficultés de transport afin d’établir une liste fiable des participants.
Prévoyez le programme par séquences de 30 à 60 minutes. Alternez activités pour enfants, jeux, quiz et activités sportives, en gardant un créneau libre pour les retards et les échanges en famille.
Confirmez les livraisons et réservations 7 jours avant la journée. Vérifiez notamment les tables, chaises, tentes, matériel de buffet et équipements électriques comme les machines à café, bouilloires et rallonges.
Faites les courses 1 à 2 jours avant et stockez les boissons au frais dès que possible. Préparez à l’avance les aliments de longue conservation, mais gardez les produits sensibles dans des glacières ou des bacs à glace.
La veille, vérifiez la météo et imprimez le déroulé ainsi que la liste de contacts. Le jour même, installez d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis le buffet, la vaisselle, les poubelles et les zones d’activités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les idéalement 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse à environ 3 semaines de l’événement pour avoir le temps de confirmer le menu, les transports et le matériel.
Combien de temps prévoir pour installer une journée en famille ?: Comptez au minimum 2 à 3 heures pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et organiser la vaisselle. Ajoutez 30 minutes de marge si le lieu nécessite des branchements ou une installation extérieure.
Quand vérifier la météo pour une journée en famille ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière la veille au soir. Cette échéance laisse encore le temps d’adapter les tentes, les activités et l’organisation des tables.
Combien de boissons prévoir pour une journée en famille ?: Pour la première heure, prévoyez environ 2 à 3 verres par personne, puis 1 à 2 verres par heure selon la météo et le menu. Gardez les boissons au frais dans des glacières ou des bacs à glace et prévoyez de l’eau en accès permanent.

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