Zo organiseer je een familie-fietstocht

Begin met de route en werk daarna terug vanaf de fietsdag. Controleer niet alleen de afstand, maar ook kruisingen, smalle paden, rustplekken en een haalbare alternatieve route. Regel vervolgens de startlocatie, eventuele meldingen, vrijwilligers en fietspechhulp. Pas wanneer het aantal deelnemers bekend is, bestel je catering en maak je routepakketten. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke start, zichtbare routeborden en een korte veiligheidsuitleg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Fietsroute selecteren
2 personen
2
Route op veiligheid controleren
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Vergunningen en meldingen regelen
5
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Routeposten bepalen
2 personen
11
Fietspechhulp regelen
12
Catering bestellen
13
Materialen reserveren
14
Routekaarten opmaken
15
Routekaarten printen
16
Deelnemerslijst afronden
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Fietsen en helmen controleren
2 personen
19
Routepakketten samenstellen
3 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Telefoons en portofoons opladen
22
Weersverwachting controleren
23
Startterrein opbouwen
5 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
25
Routeborden plaatsen
4 personen
26
Rustpunt inrichten
3 personen
27
Registratietafel klaarzetten
2 personen
28
Hapjes en lunch voorbereiden
4 personen

Event

29
Routeposten bemannen
6 personen
30
Deelnemers registreren
3 personen
31
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
32
Routekaarten uitdelen
2 personen
33
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
34
Rustpunt bemannen
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Fietspech en kleine verwondingen helpen
2 personen
37
Aankomst registreren
2 personen
38
Hapjes en avondeten serveren
4 personen
39
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

40
Routeborden en pionnen ophalen
4 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
43
Startterrein schoonmaken
4 personen
44
Meubilair en tent afbreken
5 personen
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Gevonden voorwerpen registreren
47
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Telefoonladersaantal 4
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 10
Fietsstandaardsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 6

Route & bewegwijzering

Routebordenaantal 35
Pionnenaantal 20
Touwaantal 2
Stiftenaantal 12
Routekaarthoudersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Koelmattenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole minstens 4 weken vooraf en fiets het volledige traject zelf. Noteer gevaarlijke oversteekplaatsen, onverharde stukken en plekken waar een routepost nodig is.
Werk met een deelnemersdeadline van 10 tot 14 dagen voor de tocht. Verzamel tegelijk dieetwensen, telefoonnummers en informatie over kinderen, zodat de deelnemerslijst en catering kloppen.
Geef elke vrijwilliger één duidelijke taak en deel de posten uiterlijk 1 week vooraf in. Voorzie bij start, rustpunt en finish iemand met een telefoon of portofoon.
Maak routekaarten en routepakketten uiterlijk 3 dagen vooraf klaar. Leg routeborden, pionnen, touw en routekaarthouders per routepost bij elkaar, zodat het plaatsen op de ochtend zelf snel gaat.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet bij kans op regen de partytent, nooddekens, zaklampen en een droge plek voor deelnemers klaar; laad telefoons, portofoons en powerbanks volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een familie-fietstocht organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met de route, startlocatie en eventuele vergunningen of meldingen. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de tocht.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een familie-fietstocht?: Reken minimaal op één coördinator, één persoon voor fietspechhulp en één vrijwilliger per routepost. Bij een groep van 30 tot 40 fietsers zijn meestal 5 tot 7 vrijwilligers praktisch, inclusief start en finish.
Hoe controleer je of een fietsroute veilig is voor kinderen?: Fiets de route vooraf volledig na en controleer kruisingen, druk verkeer, smalle paden en afdalingen. Plan minstens één rustpunt per 10 tot 15 kilometer en leg een alternatieve route vast voordat je de uitnodigingen verstuurt.
Wat regel je als het regent tijdens een familie-fietstocht?: Neem 48 uur vooraf een besluit over doorgaan, inkorten of verplaatsen en communiceer dat uiterlijk 24 uur vooraf. Houd een partytent, nooddekens, zaklampen en een droge verzamelplek achter de hand voor buien of pech.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.