Familie-fietstocht organiseren: complete checklist

Een familie-fietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzoeken. Je regelt vooraf de veiligheid van het parcours, een startlocatie, routeposten, pechhulp en duidelijke informatie voor deelnemers. Ook eten, drinken en materiaal moeten op tijd klaarstaan, zeker als kinderen meerijden. Gebruik deze checklist om de fietstocht stap voor stap te plannen en voorkom dat routekaarten, opgeladen portofoons of een alternatieve route pas op de ochtend zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Fietsroute selecteren
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Startlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Alternatieve route voorbereiden
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routeposten bepalen
2 personen
Fietspechhulp regelen
Catering bestellen
Materialen reserveren
Routekaarten opmaken
Routekaarten printen
Deelnemerslijst afronden
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Routepakketten samenstellen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Telefoons en portofoons opladen
Weersverwachting controleren
Startterrein opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Hapjes en lunch voorbereiden
4 personen

Event

Routeposten bemannen
6 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietspech en kleine verwondingen helpen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Hapjes en avondeten serveren
4 personen
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

Routeborden en pionnen ophalen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Startterrein schoonmaken
4 personen
Meubilair en tent afbreken
5 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Telefoonladersaantal 4
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 10
Fietsstandaardsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 6

Route & bewegwijzering

Routebordenaantal 35
Pionnenaantal 20
Touwaantal 2
Stiftenaantal 12
Routekaarthoudersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Koelmattenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route uiterlijk twee weken vooraf per fiets. Let op drukke kruisingen, smalle paden en plekken waar je met routeborden of pionnen extra aanwijzingen moet geven.
Plan minimaal één vrijwilliger per routepost en wijs daarnaast aparte fietspechhulp aan. Leg fietspompen, reparatiesets en reserve binnenbanden vóór de start op een vaste, bekende plek.
Rond de deelnemerslijst en dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf af. Bestel catering op basis van het definitieve aantal en zet koelboxen en schenk kannen de avond ervoor klaar.
Maak een alternatieve route voordat je de uitnodigingen verstuurt. Zo kun je bij slecht weer, werkzaamheden of een onveilige doorgang snel overschakelen zonder alle deelnemers opnieuw te laten zoeken.
Laad telefoons en portofoons de avond vóór de tocht volledig op en leg powerbanks en telefoonladers bij de organisatiebalie. Neem routekaarten mee voor posten en begeleiding, ook als deelnemers een digitale route krijgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familie-fietstocht organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met de route, startlocatie en eventuele vergunningen of meldingen. Verstuur de uitnodigingen vier weken vooraf en rond de deelnemerslijst vijf dagen voor vertrek af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een familie-fietstocht?: Reken op minimaal één vrijwilliger per routepost, plus twee mensen voor de start en één persoon voor fietspechhulp. Bij een groep van 40 deelnemers zijn meestal 6 tot 8 vrijwilligers praktisch, afhankelijk van de route.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een familie-fietstocht?: Voor een tocht van twee tot drie uur kun je rekenen op ongeveer 1 liter drinken per deelnemer, bij warm weer meer. Zet daarnaast bij de start per persoon één extra beker klaar en houd koelboxen beschikbaar langs de route.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een familiefietstocht?: Neem per routegroep minimaal één fietspomp, één reparatieset en twee reserve binnenbanden mee. Controleer fietsen en helmen vooraf en wijs vóór vertrek aan wie de pechhulp en communicatie tijdens de tocht verzorgt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.