Fakkeltocht organiseren: complete checklist

Een fakkeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen fakkels uitdelen. Je regelt vooraf de route, vergunningen, start- en eindlocatie, begeleiding en brandveiligheid. Op de dag zelf moeten deelnemers weten waar ze zich melden, wie aanspreekbaar is en wat er gebeurt bij slecht weer of een incident. Deze checklist helpt je de 61 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief routeverlichting, EHBO, communicatie en de inrichting van het startterrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Route op veiligheid controleren
3 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Verzekeringsdekking controleren
Begeleiders en posten indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Routekaart afdrukken
Noodnummers en adressen verzamelen
Fakkels controleren
3 personen
Reservefakkels klaarmaken
2 personen
Brandblussers controleren
2 personen
EHBO-koffer controleren
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Postenbriefing voorbereiden
2 personen

Event

Startterrein afzetten
3 personen
Tafels en tenten opstellen
4 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Routepijlen ophangen
4 personen
Rustpost inrichten
3 personen
Eindpunt inrichten
4 personen
Fakkels per groep verdelen
3 personen
Brandveiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fakkels veilig uitdelen
4 personen
Groepen naar start begeleiden
4 personen
Fakkeltocht begeleiden
12 personen
Verkeerspunten bewaken
4 personen
Rustpost bemannen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes uitdelen
2 personen
Fakkels doven en inzamelen
4 personen
Deelnemers afmelden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Terrein opruimen
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en tenten afbreken
4 personen
Verlichting opruimen
3 personen
Fakkels laten afkoelen
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Fakkels en gereedschap tellen
2 personen
Materialen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Batterijlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Hoofdlampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Fakkelsaantal 70
Fakkelhoudersaantal 70
Aanstekersaantal 8
Windbeschermersaantal 20

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafon
Telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Luidspreker

Brandveiligheid

Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 4
Wateremmersaantal 6
Metalen blusbakkenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 16
Zaklampenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Reflecterende routepijlenaantal 30
Pionnenaantal 20
Routekaartenaantal 20

Decoratie

Startbord
Eindbord
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Koffielepelsaantal 20
Jerrycansaantal 6

Gereedschap

Hameraantal 3
Touwaantal 3
Tie-wrapsaantal 100
Ducttapeaantal 4
Werkhandschoenenaantal 10

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Vaatdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Registratie

Aanwezigheidsformulierenaantal 10
Pennensetsaantal 4
Polsbandjesaantal 80
Clipboardmappenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en start- en eindlocatie vroeg vast. Controleer de route daarna nogmaals op donkere stukken, kruisingen en plekken waar afzetlint of verkeerskegels nodig zijn.
Regel vergunningen en meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook de verzekeringsdekking en verzamel noodnummers en adressen in één document voor alle begeleiders.
Plan per begeleider een duidelijke post en geef vooraf een briefing. Gebruik portofoons of telefoons, spreek een verzamelpunt af en houd een deelnemerslijst met aanmeldingen en dieetwensen bij.
Maak naast de fakkels een aparte brandveiligheidsset klaar: brandblussers, blusdekens, wateremmers en metalen blusbakken. Controleer fakkels vooraf en leg reservefakkels klaar voordat deelnemers arriveren.
Controleer de weersverwachting op de dag zelf en zorg voor zichtbaarheid langs de route. Test LED-lantaarns, batterijlampen en hoofdlampen, neem reservebatterijen en powerbanks mee en plaats reflecterende routepijlen op tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een fakkeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Verstuur uitnodigingen zodra de route en veiligheidsafspraken vaststaan, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Hoeveel reservefakkels heb ik nodig voor een fakkeltocht?: Leg minimaal 10 procent reservefakkels klaar boven op het verwachte aantal deelnemers, met een minimum van 5 extra. Controleer alle fakkels vooraf en wijs één begeleider aan die de reserves beheert.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid bij een fakkeltocht?: Zorg voor minimaal één EHBO-koffer, brandblussers, blusdekens, wateremmers en metalen blusbakken op geschikte plekken. Zet de route af waar nodig, laat begeleiders veiligheidshesjes dragen en geef iedereen vóór vertrek een korte instructie.
Wanneer controleer ik het weer voor een fakkeltocht?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de tocht. Let vooral op harde wind, onweer en slecht zicht; pas de route, verlichting en doorgang alleen aan nadat begeleiders en deelnemers zijn geïnformeerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.