Een fakkeltocht organiseren: zo pak je het aan

Bij een fakkeltocht regel je eerst de route, toestemming en veiligheid; pas daarna nodig je deelnemers uit. Controleer donkere stukken, kruisingen en smalle paden en bepaal waar begeleiders nodig zijn. Plan vervolgens de start- en eindlocatie, communicatie en materialen voor vuur, verlichting en eerste hulp. De laatste controle draait om het weer, een complete deelnemerslijst en voldoende reserves voor onderweg.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
3
Route op veiligheid controleren
3 personen
4
Start- en eindlocatie reserveren
5
Verzekeringsdekking controleren
6
Begeleiders en posten indelen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Routekaart afdrukken
13
Noodnummers en adressen verzamelen
14
Fakkels controleren
3 personen
15
Reservefakkels klaarmaken
2 personen
16
Brandblussers controleren
2 personen
17
EHBO-koffer controleren
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Routepijlen voorbereiden
2 personen
22
Deelnemerslijst afdrukken
23
Postenbriefing voorbereiden
2 personen

Event

24
Startterrein afzetten
3 personen
25
Tafels en tenten opstellen
4 personen
26
Verlichting plaatsen
3 personen
27
Routepijlen ophangen
4 personen
28
Rustpost inrichten
3 personen
29
Eindpunt inrichten
4 personen
30
Fakkels per groep verdelen
3 personen
31
Brandveiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
32
EHBO-post inrichten
2 personen
33
Begeleiders instrueren
2 personen
34
Deelnemers aanmelden
4 personen
35
Polsbandjes uitdelen
2 personen
36
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
37
Fakkels veilig uitdelen
4 personen
38
Groepen naar start begeleiden
4 personen
39
Fakkeltocht begeleiden
12 personen
40
Verkeerspunten bewaken
4 personen
41
Rustpost bemannen
3 personen
42
Dranken serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Hapjes uitdelen
2 personen
45
Fakkels doven en inzamelen
4 personen
46
Deelnemers afmelden
3 personen
47
Gevonden voorwerpen verzamelen
48
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

49
Routepijlen verwijderen
4 personen
50
Terrein opruimen
5 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Tafels en tenten afbreken
4 personen
54
Verlichting opruimen
3 personen
55
Fakkels laten afkoelen
2 personen
56
Materialen schoonmaken
3 personen
57
Fakkels en gereedschap tellen
2 personen
58
Materialen opbergen
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Locatie schoon opleveren
2 personen
61
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Batterijlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Hoofdlampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Fakkelsaantal 70
Fakkelhoudersaantal 70
Aanstekersaantal 8
Windbeschermersaantal 20

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafon
Telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Luidspreker

Brandveiligheid

Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 4
Wateremmersaantal 6
Metalen blusbakkenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 16
Zaklampenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Reflecterende routepijlenaantal 30
Pionnenaantal 20
Routekaartenaantal 20

Decoratie

Startbord
Eindbord
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Koffielepelsaantal 20
Jerrycansaantal 6

Gereedschap

Hameraantal 3
Touwaantal 3
Tie-wrapsaantal 100
Ducttapeaantal 4
Werkhandschoenenaantal 10

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Vaatdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Registratie

Aanwezigheidsformulierenaantal 10
Pennensetsaantal 4
Polsbandjesaantal 80
Clipboardmappenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minimaal 6 weken vooraf vast en controleer haar op donkere stukken, oversteekplaatsen en obstakels. Noteer noodadressen en wijs per risicopunt een begeleider of post toe.
Regel vergunningen en eventuele meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt; vraag bij de gemeente welke termijn geldt. Controleer ook of de verzekering activiteiten met open vuur en deelnemers op de openbare weg dekt.
Maak per begeleider een korte briefing met route, post, noodnummer en terugvalplan. Gebruik portofoons waar het bereik onzeker is en zorg dat de coördinator een opgeladen telefoon en powerbank heeft.
Test alle fakkels, houders, aanstekers en windbeschermers uiterlijk 1 week vooraf. Leg reservefakkels apart klaar en zet bij start en einde brandblussers, blusdekens, wateremmers en metalen blusbakken binnen handbereik.
Stuur deelnemersinformatie minstens 3 dagen vooraf met starttijd, kledingadvies, route, contactnummer en regels rond de fakkels. Print op de dag zelf de deelnemerslijst en routekaart; een digitale versie alleen is onhandig bij een lege telefoon of slecht bereik.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een fakkeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Reserveer de laatste week voor materiaalcontrole, briefing en het volgen van de weersverwachting.
Heb je een vergunning nodig voor een fakkeltocht?: Dat hangt af van de route, groepsgrootte en het gebruik van open vuur. Neem minimaal 6 weken vooraf contact op met de gemeente en controleer daarnaast of een melding of toestemming voor de openbare weg nodig is.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een fakkeltocht?: Plan minimaal één coördinator en extra begeleiders bij iedere kruising, routepost of onoverzichtelijk deel. Deel de groep vooraf in en zorg dat iedere post uiterlijk 30 minuten voor vertrek op zijn plek staat.
Wat moet je doen als het hard waait of regent tijdens een fakkeltocht?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en je veiligheidsplan. Bij harde wind, onweer of onvoldoende zicht stel je de tocht uit; communiceer dat besluit direct met alle deelnemers en begeleiders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.