Fackelzug organisieren: Was du wann erledigen musst

Ein Fackelzug braucht mehr Vorbereitung als eine gewöhnliche Veranstaltung: Route, Genehmigungen, Brandschutz und Betreuung müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Strecke sowie Start- und Zielort fest und kläre danach Meldungen und Versicherung. In den letzten Tagen prüfst du Fackeln, Wetter, Teilnehmerinformationen und die Sicherheitsausrüstung. Plane außerdem Ersatzfackeln, beleuchtete Wegweiser und klare Posten für den Ablauf ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Start- und Zielort reservieren
Versicherungsschutz prüfen
Betreuer und Posten einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Routenkarte drucken
Notrufnummern und Adressen sammeln
Fackeln kontrollieren
3 Personen
Ersatzfackeln vorbereiten
2 Personen
Feuerlöscher prüfen
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer prüfen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Schichtbesprechung vorbereiten
2 Personen

Event

Startgelände absperren
3 Personen
Tische und Zelte aufstellen
4 Personen
Beleuchtung anbringen
3 Personen
Wegweiser aufhängen
4 Personen
Ruheposten einrichten
3 Personen
Zielbereich einrichten
4 Personen
Fackeln auf die Gruppen verteilen
3 Personen
Brandschutzmaterial bereitstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Betreuer einweisen
2 Personen
Teilnehmer anmelden
4 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Fackeln sicher verteilen
4 Personen
Gruppen zum Start begleiten
4 Personen
Fackelzug betreuen
12 Personen
Verkehrspunkte überwachen
4 Personen
Ruheposten besetzen
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks verteilen
2 Personen
Fackeln löschen und einsammeln
4 Personen
Teilnehmende abmelden
3 Personen
Fundsachen sammeln
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Gelände aufräumen
5 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Zelte abbauen
4 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Fackeln abkühlen lassen
2 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Fackeln und Werkzeug zählen
2 Personen
Materialien verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ort sauber übergeben
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 4

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 12
BatterielampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24
StirnlampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
FackelnAnz. 70
FackelhalterAnz. 70
FeuerzeugeAnz. 8
WindschutzAnz. 20

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 12
Megafon
TelefoneAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
Lautsprecher

Brandschutz

FeuerlöscherAnz. 4
LöschdeckenAnz. 4
WassereimerAnz. 6
Metall-BrandbehälterAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
Reflektierende WegweiserpfeileAnz. 30
KegelAnz. 20
RoutenpläneAnz. 20

Dekoration

Starttafel
Abschlussschild
TischdeckenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 4
KaffeelöffelAnz. 20
KanisterAnz. 6

Werkzeug

HammerAnz. 3
SeilAnz. 3
KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 10

Reinigung

AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 8
GeschirrtücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Registrierung

AnwesenheitsformulareAnz. 10
StiftesetsAnz. 4
ArmbänderAnz. 80
KlemmbrettmappenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär Genehmigungen und Meldungen, sobald Datum und Route feststehen. Prüfe die Strecke bei Tageslicht auf enge Stellen, Querungen und Abschnitte, an denen zusätzliche Betreuer oder Absperrungen nötig sind.
Teile die Helfer vorab festen Aufgaben zu: Startbereich, Zugspitze, Schluss, Kreuzungen und Ziel. Für jede Position sollten Funkgerät oder Telefon, Warnweste und eine Taschenlampe verfügbar sein.
Kontrolliere die Fackeln nicht erst am Veranstaltungstag. Bereite Ersatzfackeln, Fackelhalter, Windschutz, Feuerzeuge und Metall-Brandbehälter vor und stelle Feuerlöscher, Löschdecken sowie Wassereimer an gut erreichbare Stellen.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens vor dem Fackelzug mit Treffpunkt, Route, Startzeit und Verhalten bei Problemen. Drucke zusätzlich Teilnehmerliste, Routenkarte sowie Notrufnummern und wichtige Adressen aus.
Plane für den Aufbau am Startgelände ausreichend Zeit für Absperrband, Verkehrskegel, Zelte, Tische und Wegweiser ein. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und kühle die Getränke so, dass sie zum Beginn bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Beginne mit Genehmigungen und Meldungen, sobald Route, Datum und Start- beziehungsweise Zielort feststehen. Plane dafür mindestens mehrere Wochen Vorlauf ein, weil Anforderungen je nach Strecke und Verkehrsbereich unterschiedlich sein können.
Wie viele Betreuer braucht ein Fackelzug?: Besetze mindestens Start, Spitze, Schluss und jede relevante Kreuzung mit einer verantwortlichen Person. Bei unübersichtlichen oder längeren Strecken kommen zusätzliche Posten hinzu; lege die Einteilung spätestens bei der Schichtbesprechung vor dem Start fest.
Was braucht man für den Brandschutz bei einem Fackelzug?: Halte Feuerlöscher, Löschdecken, Wassereimer und einen Metall-Brandbehälter bereit. Kontrolliere die Ausrüstung vor Beginn und verteile sie so, dass Helfer sie ohne Umweg erreichen; Ersatzfackeln sollten getrennt und sicher gelagert werden.
Wann soll man die Wettervorhersage für einen Fackelzug prüfen?: Prüfe die Vorhersage am Vortag und noch einmal am Veranstaltungstag. Bei Wind oder Regen kontrollierst du besonders Windschutz, Beleuchtung, trockene Lagerung der Materialien und die sichere Begehbarkeit der Route.

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