Fakkeltocht organiseren: checklist en planning

Een fakkeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen fakkels uitdelen. Je regelt eerst de route, vergunningen en locaties, daarna de begeleiding, veiligheid en deelnemersinformatie. Controleer de route ter plaatse en leg vooraf vast waar verkeersregelaars, EHBO’ers en routebegeleiders staan. In de laatste dagen controleer je het weer, de brandstof en alle materialen. Met deze checklist zie je wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Routevoorstel uitwerken
2 personen
Route ter plaatse controleren
2 personen
Vergunning aanvragen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Verzekering controleren
Hulpdiensten informeren
Route definitief vastleggen
2 personen
Deelnemersaantal inschatten
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Routebegeleiders indelen
2 personen
Verkeersregelaars indelen
2 personen
EHBO’ers indelen
Weersverwachting controleren
Alternatief programma bepalen
2 personen
Fakkels en brandstof controleren
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Fakkels veilig opslaan
Routeborden voorbereiden
2 personen
Vrijwilligershesjes klaarleggen
Deelnemerslijst afdrukken
Contactlijst afdrukken

Event

Startterrein afzetten
4 personen
Eindterrein afzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Pijlen langs de route plaatsen
4 personen
Verlichting langs route plaatsen
4 personen
Fakkels uitdelen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Fakkels veilig aansteken
4 personen
Startsein geven
2 personen
Kopgroep begeleiden
3 personen
Midden van de groep begeleiden
4 personen
Achterhoede begeleiden
3 personen
Verkeer oversteken begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Fakkels doven en innemen
4 personen
Aankomst registreren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Route controleren
3 personen

Nazorg

Routeborden verzamelen
3 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Fakkels veilig verpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Verlichting

Fakkelsaantal 120
Reservefakkelsaantal 20
Fakkelhoudersaantal 120
Lantaarnsaantal 12
LED-zaklampenaantal 12
Batterijenaantal 24
Lichtsnoerenaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 4
Emmersaantal 8
Waterjerrycansaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 8

Routeaanduiding

Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 24
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Routekaartenaantal 130

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portopfoonsaantal 8
Megafoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Mokkenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Schenkkannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Thermosbekersaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Informatiebordenaantal 3
Tafellantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk de route eerst op papier uit en loop hem daarna volledig na. Controleer kruisingen, donkere stukken, smalle doorgangen en plekken waar afzethekken of routeborden nodig zijn.
Vraag de vergunning op tijd aan en informeer hulpdiensten voordat je de route definitief vastlegt. Reserveer de start- en eindlocatie zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is.
Plan per begeleidingspunt een vrijwilliger en wijs verkeersregelaars en EHBO’ers afzonderlijk toe. Geef alle vrijwilligers een veiligheidshesje, routekaart en zaklamp; regel daarnaast een duidelijke verzamelplek.
Controleer fakkels, houders en brandstof uiterlijk enkele dagen vooraf. Leg reservefakkels, brandblussers, blusdekens, emmers en waterjerrycans op vaste punten langs de route klaar.
Stuur deelnemersinformatie niet pas op de dag zelf. Vermeld de starttijd, route, kledingadvies, veiligheidsregels en wat er gebeurt bij slecht weer; controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend van de tocht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fakkeltocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de route, vergunning en reservering van start- en eindlocatie. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemers, vrijwilligers, materiaalcontrole en veiligheidsindeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fakkeltocht?: Reken naast de organisatie op minimaal 1 routebegeleider per belangrijk kruispunt of routeonderdeel, plus afzonderlijke verkeersregelaars en EHBO’ers. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodat open plekken nog kunnen worden gevuld.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een fakkeltocht?: Bepaal uiterlijk 48 uur vooraf bij welke weersomstandigheden de tocht doorgaat, wordt ingekort of wordt afgelast. Zet ook een alternatief programma klaar en communiceer de beslissing uiterlijk op de dag zelf aan alle deelnemers.
Hoeveel reservefakkels heb ik nodig?: Houd minimaal 10 procent reservefakkels aan boven het verwachte deelnemersaantal, met een ondergrens van 5 stuks. Controleer tegelijk of er voldoende houders, brandstof en veilige opslag beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.