Excursie organiseren: checklist van aankondiging tot vertrek

Een excursie vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en vervoer reserveren. Je moet aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten op tijd verzamelen, terwijl route, programma en deelnemersinformatie op elkaar aansluiten. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke veiligheidsinstructies en een overzichtelijk vertrekpunt. Deze checklist helpt je de excursie stap voor stap voor te bereiden, inclusief lunch, materialen en reservevoorzieningen voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Excursieaankondiging versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Noodcontacten verzamelen
Vervoer reserveren
Bezoeklocatie reserveren
Programma en route vastleggen
Deelnemersinformatie versturen
Vertrektijd bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Deelnemersmappen klaarmaken
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Vertrekpunt klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Groepsfoto maken
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vrije tijd begeleiden
3 personen
Deelnemers verzamelen voor vertrek
2 personen
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
Terugreis begeleiden
3 personen
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Herbruikbare materialen reinigen
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Vervoer

Naamstickersaantal 50
Deelnemersmappenaantal 45
Routekaartenaantal 5
Noodcontactkaartenaantal 45
Bagagelabelsaantal 50
Fluoriserende hesjesaantal 4
Paraplu'saantal 6

Apparatuur

Luidspreker
Megafoon
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Fotocamera

Catering

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Lunchzakkenaantal 45
Herbruikbare drinkflessenaantal 45
Thermoskannenaantal 3
Bekersaantal 60
Servettenaantal 100
Picknickkleedaantal 6
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-set
Wegwerphandschoenenaantal 20
Pleisterstripsaantal 50
Regenponcho'saantal 10

Kantoor

Pennenaantal 12
Klembordenaantal 4
Notitieblokkenaantal 6
Printpapieraantal 50
Plakbandaantal 2
Schaaraantal 2
Markerstiftenaantal 6

Schoonmaak

Desinfectiedoekjesaantal 4
Opvouwbare afvalbakkenaantal 4
Afvalgrijpersaantal 2

Tips

Open de aanmeldingen zodra de excursieaankondiging klaar is en sluit ze uiterlijk 10 tot 14 dagen voor vertrek. Dan houd je nog tijd over om de deelnemerslijst, dieetwensen en noodcontacten te controleren.
Leg vervoer, bezoeklocatie, route en programma minimaal 4 weken vooraf vast. Stuur de deelnemersinformatie daarna uiterlijk 7 dagen voor vertrek, met vertrektijd, vertrekpunt en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak per deelnemer een lunchpakket en reken op minimaal één drinkfles plus een extra drankvoorraad per vijf personen. Gebruik koelboxen met koelelementen en controleer dieetwensen voordat je boodschappen doet.
Druk de aanwezigheidslijst en routekaarten de dag ervoor af en leg deelnemersmappen, naamstickers, noodcontactkaarten en bagagelabels per groep klaar. Neem ook pennen en klemborden mee, zodat wijzigingen onderweg direct genoteerd kunnen worden.
Plan op de ochtend zelf minstens 30 minuten voor ontvangst en registratie. Leg EHBO-set, fluoriserende hesjes, paraplu's of regenponcho's en een megafoon zichtbaar bij het vertrekpunt; controleer bovendien de weersverwachting 24 uur vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een excursie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken voor vertrek. Reserveer vervoer en bezoeklocatie uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de excursie.
Wanneer stuur je de informatie voor een excursie?: Stuur de deelnemersinformatie minimaal 7 dagen voor vertrek. Bevestig de vertrektijd nogmaals 24 tot 48 uur vooraf, vooral wanneer vervoer of het weer invloed kan hebben op de planning.
Hoeveel lunch en drinken heb je nodig per deelnemer?: Voorzie iedere deelnemer van één lunchpakket en minimaal één drinkfles. Neem daarnaast ongeveer 20 procent extra drinken mee en houd voor dieetwensen aparte lunchpakketten apart.
Wat neem je mee bij slecht weer tijdens een excursie?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en neem per deelnemer een regenponcho of passende reserve mee. Zorg bij een buitendeel ook voor paraplu's, een EHBO-set en een alternatief programma als de route niet veilig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.