Checklist voor het organiseren van een Europees kampioenschap

Een Europees kampioenschap organiseren vraagt meer dan een wedstrijdschema en een groot scherm. Je moet bezoekers laten aanmelden, de locatie en toegang regelen, techniek testen en vrijwilligers indelen. Begin met datum, programma en locatie; werk daarna toe naar reserveringen, leveranciers en voorraad. In de laatste dagen controleer je dieetwensen, houdbaarheid, weersverwachting en materialen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, goed zicht op het scherm en een opbouw met vaste volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
2 personen
Locatie definitief vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Leveranciers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Bewegwijzering afdrukken
Materialen inventariseren
2 personen
Voorraad houdbaarheid controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetopties apart verpakken
2 personen
Afspeellijst klaarzetten
Weersverwachting controleren
Route en toegang controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Scherm plaatsen
3 personen
Beeldverbinding testen
2 personen
Geluid testen
2 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Buffet inrichten
4 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Teambriefing houden
5 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Wedstrijdbeelden starten
2 personen
Beeld en geluid bewaken
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies ophalen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Eindtijd aankondigen
Gasten uitzwaaien
4 personen
Eindstand publiceren

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken afdekken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Apparatuur

Groot beeldscherm
Mediaspeler
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Kabelgotenaantal 20
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Europese vlaggenaantal 12
Landenvlaggenaantal 16
Fietsvlaggetjesaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3

Sportmateriaal

Racefiets
Fietshelmaantal 2
Fietspomp
Fietsstandaardaantal 2
Podiumlint

Catering

Koelkrattenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Openersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 3

Tips

Publiceer datum en programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet een uiterste aanmelddatum op de uitnodiging, zodat je aantallen voor stoelen, glazen, hapjes en dieetopties op tijd hebt.
Test beeld en geluid minimaal één dag vooraf. Sluit het grote beeldscherm, de mediaspeler, luidsprekers, microfoon en het mengpaneel aan en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels klaar.
Maak per ruimte een opbouwlijst. Zet registratie bij de ingang, plaats buffettafels op een logische looproute en controleer of tafels, stoelen en eventuele barkrukken vóór opening staan.
Koel dranken pas nadat je de voorraad hebt geteld. Gebruik koelboxen voor reservevoorraad en thermoskannen voor koffie en thee; houd dieetopties apart verpakt en herkenbaar gemarkeerd.
Plan een korte openingsronde met de vrijwilligers. Controleer route en toegang, bewegwijzering, wedstrijdschema’s, verlichting en weersverwachting voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Europees kampioenschap organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, reserveringen, leveranciers, vrijwilligers en het definitieve wedstrijdschema.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Europees kampioenschap?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water en warme dranken mee als bezoekers meerdere uren blijven.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema afdrukken?: Druk het wedstrijdschema uiterlijk de dag vóór het evenement af, nadat aanmeldingen en wijzigingen zijn verwerkt. Leg ook een digitale kopie klaar op de mediaspeler of een andere bedieningsplek.
Wanneer moet ik de techniek testen voor een Europees kampioenschap?: Test beeld, geluid en aansluitingen minimaal 24 uur vooraf op de locatie. Controleer op de dag zelf nog één keer microfoon, luidsprekers, scherm, stroompunten en kabels voordat bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.