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Organiser un Championnat d’Europe sans rien oublier

Un Championnat d’Europe demande une préparation précise, surtout si plusieurs matchs sont diffusés au même endroit. Commence par fixer le lieu, le programme et les inscriptions, puis verrouille les autorisations, les réservations et les fournisseurs. La dernière semaine sert à contrôler le matériel, les stocks, l’accès et la météo. Le jour J, prévois assez de temps pour installer l’écran, le son, les tables, les chaises et l’accueil avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Publier la date et le programme

    2 personnes

  • Finaliser le lieu

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Confirmer les fournisseurs

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer le planning du match

  • Impression de la signalétique

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Vérifier la date limite de conservation des stocks

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Emballer séparément les options diététiques

    2 personnes

  • Préparer la playlist

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier le trajet et l’accès

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer l’écran

    3 personnes

  • Tester la connexion vidéo

    2 personnes

  • Tester le son

    2 personnes

  • Installer l’éclairage

    3 personnes

  • Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Placer les panneaux d’information

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Installer le buffet

    4 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer les poubelles

    2 personnes

  • Faire le briefing d’équipe

    5 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    4 personnes

  • Cocher les inscriptions

    2 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Lancer les images de la course

    2 personnes

  • Surveiller l’image et le son

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Récupérer la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Répondre aux questions du public

    2 personnes

  • Annoncer l'heure de fin

  • Raccompagner les invités

    4 personnes

  • Publier le classement final

Suivi

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Couvrir la nourriture et les boissons

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Essuyer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tente de réceptionqté 3
  • Tablesqté 12
  • Chaisesqté 110
  • Tabourets de barqté 8
  • Tables de buffetqté 4
  • Table d'inscription
  • Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 140
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 140
  • Couvertsqté 140
  • Petits bolsqté 20
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 4
  • Théièresqté 3

Équipement

  • Grand écran
  • Lecteur multimédia
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone
  • Table de mixage
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Rallonges à enrouleurqté 3
  • Goulottes de câblesqté 20
  • Batteries externesqté 4
  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 6

Éclairage

  • Lampes LEDqté 10
  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Pilesqté 24

Décoration

  • Drapeaux européensqté 12
  • Drapeaux des paysqté 16
  • Fanions de véloqté 40
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Nappesqté 12
  • Ballonsqté 100
  • Ruban pour ballonsqté 2
  • Ruban adhésifqté 6
  • Cordeqté 3

Matériel de sport

  • Vélo de route
  • Casque de véloqté 2
  • Pompe à vélo
  • Support à véloqté 2
  • Ruban de scène

Catering

  • Caisses réfrigéréesqté 8
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Carafes d’eauqté 8
  • Distributeurs de boissonsqté 3
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Courses

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Verres doseursqté 3
  • Ouvre-bouteillesqté 4
  • Pinces de cuisineqté 6
  • Papier aluminiumqté 3
  • Film alimentaireqté 3

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Balaisqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Bacs à vaisselleqté 3

Conseils

  • Publie la date et le programme dès que le lieu est confirmé, puis fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement. Tu connaîtras ainsi le nombre de places, les besoins alimentaires et le volume de courses.
  • Teste l’écran, le lecteur multimédia, les haut-parleurs, le microphone et la table de mixage au moins 24 heures avant le match. Vérifie aussi chaque rallonge, multiprise et passage de câble pour éviter une installation improvisée.
  • Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et garde une partie dans des glacières ou des thermos selon le service prévu. Pour le premier accueil, compte environ deux à trois boissons par personne pendant la première heure.
  • Emballe séparément les options alimentaires et identifie-les clairement avant l’installation du buffet. Cette étape évite les mélanges et permet de servir rapidement les personnes ayant signalé un régime particulier.
  • Prévois au moins 90 minutes entre l’ouverture du lieu et le coup d’envoi pour installer les tables, les chaises, la signalétique, l’accueil et le matériel audiovisuel. Fais vérifier le trajet et l’accès par un bénévole avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Championnat d’Europe ?
Commence idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Réserve le lieu et vérifie les autorisations au début, puis finalise les inscriptions, les fournisseurs et le matériel dans les 2 dernières semaines.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une diffusion de match ?
Prévois au moins 90 minutes sur place, davantage si l’écran, le son et les câbles n’ont pas été testés. Fais un essai complet la veille afin de garder le jour J pour les derniers réglages.
Combien de boissons prévoir par personne pour un Championnat d’Europe ?
Compte environ deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée et la météo. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et garde une réserve accessible.
Quand confirmer le nombre de participants et les besoins alimentaires ?
Fixe une date limite environ 7 jours avant le match. Utilise ensuite ce nombre pour les réservations, les courses, les assiettes, les verres et les portions adaptées.

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