Europameisterschaft organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Teste großen Bildschirm, Medienplayer, Lautsprecher, Mikrofon und Mischpult mindestens 48 Stunden vorher. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelkanäle auf Länge und Funktion.
• Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche separat und verpacke Diätoptionen eindeutig, damit beim Buffet nichts verwechselt wird.
• Kühle Getränke spätestens 6 Stunden vor Beginn. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und verteile die Vorräte auf Kühlboxen und den Ausschank.
• Drucke Spielplan und Beschilderung mindestens 2 Tage vorher aus. Eine zusätzliche Kopie des Spielplans am Registrierungstisch verhindert Rückfragen, wenn der Bildschirm ausfällt.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Öffne die Location mindestens 3 Stunden vorher, stelle zuerst Tische und Stühle auf und prüfe danach Beleuchtung, Zugang, Route und Wetterlage.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Europameisterschaft-Veranstaltung planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum und Programm. Genehmigungen, Versicherung und Reservierungen solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin geprüft oder bestätigt haben.

Wann sollte man die Einladungen zur Europameisterschaft verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor der Veranstaltung. Setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vorher, damit du Sitzplätze, Getränke und Ernährungswünsche zuverlässig planen kannst.

Wie viel Technik braucht man für eine Europameisterschaft-Veranstaltung?

Für die Übertragung gehören mindestens ein großer Bildschirm und ein Medienplayer zur Grundausstattung. Plane zusätzlich Lautsprecher, Mikrofon, Mischpult sowie jeweils mindestens eine funktionierende Reserve für Strom- und Verbindungstechnik ein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Europameisterschaft-Veranstaltung?

Rechne bei Mobiliar, Buffet, Registrierung, Technik und Beleuchtung mit mindestens 3 Stunden Aufbauzeit. Öffne die Location früher, wenn Kabelkanäle, Festzelt oder zusätzliche Beleuchtung erst vor Ort eingerichtet werden müssen.

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