Zo organiseer je een Energiechallenge

Een Energiechallenge draait om een strak programma waarin deelnemers leren, meten en zelf energie opwekken. Begin met de datum, locatie en zaalindeling en leg daarna sprekers, begeleiders en reserveringen vast. Werk vervolgens de inschrijving, energiequiz en workshops uit, zodat je weet hoeveel materiaal en begeleiding nodig zijn. Test presentaties, quiz en techniek vooraf en plan op de dag zelf tijd voor opbouw, demonstraties, sportopdrachten en de challenge.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Sprekers en begeleiders vastleggen
2 personen
5
Reserveringen bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen registreren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma online publiceren
10
Inschrijfformulieren voorbereiden
2 personen
11
Energiequiz samenstellen
2 personen
12
Workshopmateriaal controleren
2 personen
13
Energieverbruik demonstreren
2 personen
14
Prijzen voor challenge inkopen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen naar locatie brengen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Fruit en groenten wassen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Presentaties en quiz testen
2 personen
22
Techniek opladen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Infostands opbouwen
4 personen
28
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
29
Energieproeven installeren
3 personen
30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
31
Verlichting aansluiten
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
33
Afvalstations plaatsen
2 personen
34
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
35
Deelnemers ontvangen
4 personen
36
Deelnemers registreren
3 personen
37
Welkomstwoord verzorgen
38
Challenge-opdrachten uitleggen
2 personen
39
Energiequiz begeleiden
2 personen
40
Energieproeven begeleiden
4 personen
41
Workshops begeleiden
4 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Afval gescheiden inzamelen
2 personen
46
Energieadvies geven
3 personen
47
Pauzeactiviteit begeleiden
2 personen
48
Duurzame maaltijd uitserveren
4 personen
49
Servies en bestek aanvullen
2 personen
50
Muziek verzorgen
51
Eindopdracht begeleiden
3 personen
52
Challengepunten verzamelen
2 personen
53
Winnaars bepalen
3 personen
54
Prijzen uitreiken
2 personen
55
Dankwoord verzorgen
56
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Eten en dranken opruimen
3 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Locatie schoonmaken
3 personen
64
Materialen terugbrengen
3 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
67
Foto's en uitslagen delen
68
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Energiemetersaantal 6
USB-opladersaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lampenaantal 10
Oplaadbare lampenaantal 6

Sportmateriaal

Fietsenergiegeneratoraantal 2
Trapfietsenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Pionnenaantal 20
Opdrachtkaartenaantal 100
Scorebordenaantal 6
Markeerstiftenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Thermometeraantal 2

Decoratie

Infobordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 120
Krijtbordenaantal 6
Pennensetsaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 6
Prijstrofeeënaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Afvalgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de Energiechallenge in duidelijke blokken: ontvangst, uitleg, quiz, workshop, energieverbruik demonstreren en de sportieve challenge. Reserveer per onderdeel extra tijd voor wisselen tussen tafels, trapfietsen en de fietsenergiegenerator.
Controleer de techniek minimaal één dag vooraf. Laad laptop, speakers, draadloze microfoon, USB-opladers en powerbanks op en test beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze komen te staan.
Maak de inschrijving uiterlijk één week voor de Energiechallenge definitief. Verzamel dan ook dieetwensen, zodat je het aantal hapjes, fruit, groenten, herbruikbare drinkglazen en borden gericht kunt voorbereiden.
Geef iedere groep een eigen scorebord, set opdrachtkaarten, markeerstiften en stopwatch. Noteer vooraf wie de scores bijhoudt; anders blijft de begeleider tijdens het fietsen of meten zonder overzicht.
Breng materialen niet pas vlak voor de start naar de locatie. Zet partytenten, klaptafels, stoelen, buffettafels en verlichting eerst klaar en houd minstens 60 minuten vóór ontvangst vrij voor opbouw, controle en een korte doorloop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een Energiechallenge te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voorbereiding. Leg in de eerste week datum, locatie, programma en begeleiding vast; gebruik de laatste week voor aanmeldingen, boodschappen, materiaalcontrole en techniektests.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een Energiechallenge?: Plan minimaal één begeleider per actief onderdeel en daarnaast één persoon voor ontvangst en registratie. Bij vier gelijktijdige onderdelen kom je dus uit op minstens 5 begeleiders, exclusief een spreker of presentator.
Wanneer moet je de deelnemers voor een Energiechallenge uitnodigen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 weken vooraf en sluit de inschrijving 7 dagen voor de activiteit. Zo heb je tijd om dieetwensen, groepsindeling, quizmateriaal en het aantal sportmaterialen af te stemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, partytenten, projectie, speakers, scoreborden en sportmateriaal. Plan daarna nog 15 minuten voor een volledige test van presentaties, quiz en energiemeters.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.