Cómo organizar un Desafío de energía
Un Desafío de energía combina un programa con ponentes, un taller práctico y pruebas en las que los participantes miden o generan energía. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el horario; después organiza inscripciones, permisos y responsables. Durante la semana anterior, comprueba el material del taller, las presentaciones, el quiz y los medidores de energía. El día del evento, reserva tiempo para montar carpas, mesas, sonido y proyección antes de recibir al grupo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
- 3
Comprobar permisos y notificaciones
- 4
Asignar ponentes y acompañantes
2 personas
- 5
Confirmar las reservas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Registrar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Publicar el programa en línea
- 10
Preparar los formularios de inscripción
2 personas
- 11
Crear un cuestionario sobre energía
2 personas
- 12
Comprobar el material del taller
2 personas
- 13
Mostrar el consumo de energía
2 personas
- 14
Comprar premios para el challenge
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Lavar frutas y verduras
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
3 personas
- 21
Probar las presentaciones y el quiz
2 personas
- 22
Cargar el equipo técnico
Evento
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Montar las carpas
4 personas
- 26
Montar la mesa de registro
2 personas
- 27
Montar los puntos de información
4 personas
- 28
Preparar las mesas del taller
3 personas
- 29
Instalar las pruebas de energía
3 personas
- 30
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 31
Conectar la iluminación
2 personas
- 32
Montar el buffet de catering
3 personas
- 33
Instalar estaciones de residuos
2 personas
- 34
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
- 35
Recepción de participantes
4 personas
- 36
Registrar a los participantes
3 personas
- 37
Dar la bienvenida
- 38
Explicar las tareas del challenge
2 personas
- 39
Coordinar el concurso de energía
2 personas
- 40
Coordinar las pruebas de energía
4 personas
- 41
Guiar talleres
4 personas
- 42
Servir café y té
2 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Recoger los residuos por separado
2 personas
- 46
Dar asesoramiento energético
3 personas
- 47
Coordinar la actividad del descanso
2 personas
- 48
Servir una comida sostenible
4 personas
- 49
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
- 50
Proporcionar la música
- 51
Guiar la tarea final
3 personas
- 52
Recoger puntos del desafío
2 personas
- 53
Determinar los ganadores
3 personas
- 54
Entregar premios
2 personas
- 55
Preparar el discurso de agradecimiento
- 56
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
- 57
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 62
Desmontar las carpas
4 personas
- 63
Limpiar el lugar
3 personas
- 64
Devolver los materiales
3 personas
- 65
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 66
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 67
Compartir fotos y resultados
- 68
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 100
- Mesas de cervezacant. 4
- Mesas de buffetcant. 4
- Mantelescant. 12
- Taburetescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Medidores de energíacant. 6
- Cargadores USBcant. 6
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 10
- Lámparas recargablescant. 6
Material deportivo
- Generador de energía para bicicletacant. 2
- Coches de pedalescant. 2
- Cronómetroscant. 4
- Conoscant. 20
- Cartas de tareascant. 100
- Marcadorescant. 6
- Rotuladores fosforescentescant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 60
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Termómetrocant. 2
Decoración
- Carteles informativoscant. 12
- Carteles direccionalescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Pizarrascant. 6
- Juego de bolígrafoscant. 10
- Guirnaldascant. 6
- Troféos de premiocant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Pinzas para residuoscant. 2
- Cuboscant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y la distribución de la sala con al menos 2 semanas de antelación. Calcula zonas separadas para las presentaciones, el taller, el challenge y la comida, en lugar de improvisar los cambios entre actividades.
- No dejes las inscripciones para el último momento: fija una fecha de cierre entre 5 y 7 días antes. Usa ese registro para recoger preferencias dietéticas, asignar ponentes y acompañantes y preparar los formularios necesarios.
- Haz una prueba técnica completa 2 o 3 días antes. Enciende el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono inalámbrico; comprueba también cables alargadores, regletas, cargadores y baterías externas.
- Prepara el material práctico la víspera y agrúpalo por actividad. Los medidores de energía, cronómetros, conos, cartas de tareas y marcadores deben estar listos antes de que lleguen los participantes, no dentro de las cajas durante el primer reto.
- Organiza la comida y las bebidas el mismo día con margen suficiente: enfría las bebidas, lava frutas y verduras y prepara los aperitivos antes de abrir el lugar. Calcula aproximadamente 2 o 3 vasos de bebida por persona para la primera hora y confirma las opciones dietéticas registradas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un desafío de energía?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, el programa, el lugar, los permisos y los ponentes. Deja la semana final para confirmar reservas, cerrar inscripciones y revisar compras y material.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones?
- Cierra el registro entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes contabilizar participantes, recoger preferencias dietéticas, preparar grupos y calcular aperitivos, vasos y material.
- ¿Cuándo se prueba el equipo técnico?
- Haz una prueba completa 2 o 3 días antes y vuelve a revisar las conexiones al abrir el lugar. Comprueba imagen, sonido, micrófono, alimentación eléctrica y carga de los equipos antes de montar la actividad.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar el evento?
- Reserva entre 90 y 120 minutos antes de la llegada del público. Ese margen permite colocar mesas, sillas y carpas, preparar el buffet, enfriar bebidas y dejar listos el proyector, los medidores y el material del challenge.
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