Organiser un Défi énergie sans rien laisser au hasard

Un Défi énergie se prépare comme une animation participative, pas comme une simple présentation. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirmez les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Les ateliers, le quiz et la démonstration de consommation doivent être testés plusieurs jours à l’avance. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les tentes, les tables, la technique et le matériel de défi avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Définir les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
5
Confirmer les réservations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Enregistrer les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Publier le programme en ligne
10
Préparer les formulaires d’inscription
2 personnes
11
Préparer le quiz sur l'énergie
2 personnes
12
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
13
Démontrer la consommation d'énergie
2 personnes
14
Acheter les prix pour le challenge
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Laver les fruits et les légumes
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Tester les présentations et le quiz
2 personnes
22
Charger le matériel technique

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer la table d'inscription
2 personnes
27
Monter les stands d'information
4 personnes
28
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
29
Installer les expériences sur l'énergie
3 personnes
30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
31
Brancher l’éclairage
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Installer les stations de déchets
2 personnes
34
Briefer les bénévoles
3 personnes
35
Accueillir les participants
4 personnes
36
Enregistrer les participants
3 personnes
37
Assurer le mot de bienvenue
38
Expliquer les missions du challenge
2 personnes
39
Animer le quiz sur l’énergie
2 personnes
40
Encadrer les épreuves d'énergie
4 personnes
41
Encadrer les ateliers
4 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Trier les déchets séparément
2 personnes
46
Donner des conseils énergétiques
3 personnes
47
Animer l’activité de la pause
2 personnes
48
Servir le repas durable
4 personnes
49
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
50
Fournir la musique
51
Accompagner la tâche finale
3 personnes
52
Collecter les points du challenge
2 personnes
53
Déterminer les gagnants
3 personnes
54
Remettre les prix
2 personnes
55
Remercier et faire les remerciements
56
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

57
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Nettoyer le lieu
3 personnes
64
Rapporter le matériel
3 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Partager les photos et les résultats
68
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 12
Tabouretsqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Compteurs d'énergieqté 6
Chargeurs USBqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Lampes rechargeablesqté 6

Matériel de sport

Générateur d'énergie à véloqté 2
Bicyclettes à pédalesqté 2
Chronomètresqté 4
Cônesqté 20
Cartes de missionqté 100
Panneaux de scoreqté 6
Marqueursqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Thermomètreqté 2

Décoration

Panneaux d’informationqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 120
Panneaux en ardoiseqté 6
Sets de stylosqté 10
Guirlandes de fanionsqté 6
Trophéesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le programme et la circulation dans la salle : prévoyez des zones distinctes pour l’accueil, le quiz, les ateliers et le défi à vélo. Cela évite de déplacer les tables et les chaises au dernier moment.
Ouvrez les inscriptions dès que les intervenants et le lieu sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires au même moment, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant l’événement.
Testez les présentations, le quiz et les démonstrations au moins 3 jours avant. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, les enceintes, le micro, les rallonges et les multiprises avec le même ordinateur que le jour J.
Ne gardez pas les achats pour la veille : contrôlez la liste des courses 5 à 7 jours avant, puis prévoyez le refroidissement des boissons, le lavage des fruits et légumes et la préparation des en-cas le jour précédent.
Chargez le matériel technique et les batteries la veille, puis arrivez au moins 2 heures avant l’accueil. Ce délai permet d’ouvrir le lieu, monter les tentes, installer les tables et tester les compteurs d’énergie sans réduire le temps d’animation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un Défi énergie ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour fixer le programme, confirmer le lieu et les intervenants, publier les inscriptions et organiser le matériel. Réservez les 3 derniers jours aux tests, aux courses et à la préparation pratique.
Quand envoyer les invitations pour un Défi énergie ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tentes, les tables, les chaises, l’éclairage et la technique. Ajoutez 30 minutes si le générateur à vélo, les bicyclettes et les compteurs d’énergie doivent être montés et testés.
Que tester avant un Défi énergie ?: Testez 3 jours avant les présentations, le quiz, la démonstration de consommation et chaque branchement électrique. Vérifiez aussi les batteries, les chargeurs, le micro, les enceintes et la lisibilité des panneaux de score.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.