Energiechallenge organiseren: checklist en planning

Een Energiechallenge combineert een programma, quiz, demonstraties en actieve onderdelen zoals trapfietsen of een fietsenergiegenerator. Begin met datum, locatie en begeleiders en werk daarna toe naar aanmeldingen, materialen en techniek. Controleer vooraf niet alleen de presentaties, maar ook energiemeters, stopwatches, scoreborden en voldoende stroompunten. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouwvolgorde: locatie openen, techniek testen, tafels en activiteiten klaarzetten en eten en drinken pas daarna uitserveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Sprekers en begeleiders vastleggen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Inschrijfformulieren voorbereiden
2 personen
Energiequiz samenstellen
2 personen
Workshopmateriaal controleren
2 personen
Energieverbruik demonstreren
2 personen
Prijzen voor challenge inkopen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Fruit en groenten wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Presentaties en quiz testen
2 personen
Techniek opladen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Infostands opbouwen
4 personen
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
Energieproeven installeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Afvalstations plaatsen
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Challenge-opdrachten uitleggen
2 personen
Energiequiz begeleiden
2 personen
Energieproeven begeleiden
4 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval gescheiden inzamelen
2 personen
Energieadvies geven
3 personen
Pauzeactiviteit begeleiden
2 personen
Duurzame maaltijd uitserveren
4 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Muziek verzorgen
Eindopdracht begeleiden
3 personen
Challengepunten verzamelen
2 personen
Winnaars bepalen
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Dankwoord verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Foto's en uitslagen delen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Energiemetersaantal 6
USB-opladersaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-lampenaantal 10
Oplaadbare lampenaantal 6

Sportmateriaal

Fietsenergiegeneratoraantal 2
Trapfietsenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Pionnenaantal 20
Opdrachtkaartenaantal 100
Scorebordenaantal 6
Markeerstiftenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Thermometeraantal 2

Decoratie

Infobordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 120
Krijtbordenaantal 6
Pennensetsaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 6
Prijstrofeeënaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Afvalgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekcontrole uiterlijk één dag vooraf: laad laptop, speakers, microfoon, USB-opladers en powerbanks op en test beamer, projectiescherm en presentaties samen.
Maak per activiteit een korte materiaalset. Leg bijvoorbeeld voor de trapfietsen de pionnen, opdrachtkaarten, stopwatches, scoreborden en markeerstiften bij elkaar voordat deelnemers arriveren.
Controleer de stroomverdeling vóór je de zaal indeelt. Tel verlengkabels en stekkerdozen en houd energiemeters vrij toegankelijk bij de demonstratie van energieverbruik.
Zet buitenonderdelen eerst klaar en controleer daarna de binnenruimte. Partytenten, klaptafels en klapstoelen kosten op locatie meer tijd dan een extra tafelkleed of een stapel herbruikbare borden.
Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en was fruit en groenten pas nadat de locatie en keuken zijn gecontroleerd. Koel dranken zodra ze aankomen en houd herbruikbare glazen apart van de voorbereide hapjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Energiechallenge organiseren?: Leg datum, locatie, programma en begeleiders bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd de aanmeldingen en dieetwensen bij.
Wat moet ik één dag voor een Energiechallenge controleren?: Test presentaties, quiz, beamer, speakers en draadloze microfoon en laad alle techniek op. Controleer ook workshopmateriaal, energiemeters, sportmateriaal, prijzen en boodschappenlijst.
Hoe richt ik een Energiechallenge in op de dag zelf?: Reserveer ongeveer 2 uur voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen en het opbouwen van partytenten. Zet daarna de quiz-, demonstratie- en sportmaterialen per onderdeel klaar en test het programma nog één keer.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig voor een Energiechallenge?: Maak minimaal één aansluitpunt per technische zone en tel laptop, beamer, speakers, microfoon, opladers en verlichting mee. Neem daarnaast extra verlengkabels en stekkerdozen mee, zodat deelnemers en activiteiten niet over dezelfde aansluiting lopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.