Checklist para organizar un Desafío de energía

Un Desafío de energía combina talleres, mediciones, presentaciones y pruebas prácticas, así que conviene avanzar por fases. Primero fija la fecha, el programa y el espacio; después coordina ponentes, inscripciones y necesidades alimentarias. Durante la última semana, revisa el material del taller, prueba el quiz y las presentaciones, y carga todo el equipo técnico. El día del evento, reserva tiempo para montar las carpas, colocar las mesas y enfriar las bebidas antes de recibir a los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la disposición de la sala
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Asignar ponentes y acompañantes
2 personas
Confirmar las reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Preparar los formularios de inscripción
2 personas
Crear un cuestionario sobre energía
2 personas
Comprobar el material del taller
2 personas
Mostrar el consumo de energía
2 personas
Comprar premios para el challenge
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar las presentaciones y el quiz
2 personas
Cargar el equipo técnico

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar los puntos de información
4 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Instalar las pruebas de energía
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Instalar estaciones de residuos
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
Recepción de participantes
4 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Dar la bienvenida
Explicar las tareas del challenge
2 personas
Coordinar el concurso de energía
2 personas
Coordinar las pruebas de energía
4 personas
Guiar talleres
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger los residuos por separado
2 personas
Dar asesoramiento energético
3 personas
Coordinar la actividad del descanso
2 personas
Servir una comida sostenible
4 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Proporcionar la música
Guiar la tarea final
3 personas
Recoger puntos del desafío
2 personas
Determinar los ganadores
3 personas
Entregar premios
2 personas
Preparar el discurso de agradecimiento
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Compartir fotos y resultados
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 100
Mesas de cervezacant. 4
Mesas de buffetcant. 4
Mantelescant. 12
Taburetescant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Medidores de energíacant. 6
Cargadores USBcant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 10
Lámparas recargablescant. 6

Material deportivo

Generador de energía para bicicletacant. 2
Coches de pedalescant. 2
Cronómetroscant. 4
Conoscant. 20
Cartas de tareascant. 100
Marcadorescant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Termómetrocant. 2

Decoración

Carteles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 120
Pizarrascant. 6
Juego de bolígrafoscant. 10
Guirnaldascant. 6
Troféos de premiocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Pinzas para residuoscant. 2
Cuboscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 3
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y la distribución de la sala antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar qué actividades requieren mesas, sillas, proyector o espacio para los coches de pedales.
Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no al hacer la compra. Lava las frutas y verduras y prepara los aperitivos el mismo día para evitar improvisaciones.
Prueba las presentaciones, el quiz y los medidores de energía al menos 24 horas antes. Comprueba también el portátil, el proyector, los altavoces, el micrófono, los cables y las regletas.
Carga el equipo técnico, las baterías externas y las lámparas recargables la víspera. Lleva cables alargadores, regletas y cargadores USB aunque el lugar tenga enchufes disponibles.
Asigna una persona para abrir el espacio y otra para coordinar el montaje. Las mesas y sillas deben estar colocadas antes de montar las carpas y de llevar al lugar los materiales del challenge.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Desafío de energía?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento, junto con el programa provisional y el formulario de inscripción. Cierra el registro al menos 5 días antes para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y materiales.
¿Cuándo debo probar el equipo técnico?: Haz una prueba completa 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables y regletas. Repite una comprobación rápida al abrir el espacio, antes de que llegue el primer grupo.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listas las presentaciones, el quiz, las cartas de tareas y los premios, y carga todo el equipo recargable. También conviene revisar la lista de la compra y separar los materiales que se transportarán al lugar.
¿A qué hora hay que llegar para montar el Desafío de energía?: Llega entre 2 y 3 horas antes del inicio si hay que montar carpas, mesas, sillas, iluminación y equipo técnico. Reserva los últimos 30 minutos para enfriar bebidas, colocar los aperitivos y hacer una prueba final.

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