Organiser un Défi énergie sans rien oublier

Un Défi énergie combine ateliers, quiz, démonstrations et épreuves participatives : la préparation doit donc avancer sur plusieurs fronts. Commence par fixer la date, le programme et la configuration du lieu, puis réserve les intervenants et le matériel technique. Les inscriptions servent à prévoir les besoins alimentaires, les groupes et les récompenses. La dernière semaine, teste les présentations, le quiz, les compteurs d’énergie et le générateur à vélo avant d’acheminer tout le matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Définir les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
Confirmer les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Préparer les formulaires d’inscription
2 personnes
Préparer le quiz sur l'énergie
2 personnes
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Démontrer la consommation d'énergie
2 personnes
Acheter les prix pour le challenge
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les fruits et les légumes
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester les présentations et le quiz
2 personnes
Charger le matériel technique

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter les stands d'information
4 personnes
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
Installer les expériences sur l'énergie
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer les stations de déchets
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Expliquer les missions du challenge
2 personnes
Animer le quiz sur l’énergie
2 personnes
Encadrer les épreuves d'énergie
4 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Trier les déchets séparément
2 personnes
Donner des conseils énergétiques
3 personnes
Animer l’activité de la pause
2 personnes
Servir le repas durable
4 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Fournir la musique
Accompagner la tâche finale
3 personnes
Collecter les points du challenge
2 personnes
Déterminer les gagnants
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Remercier et faire les remerciements
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Partager les photos et les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 12
Tabouretsqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Compteurs d'énergieqté 6
Chargeurs USBqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Lampes rechargeablesqté 6

Matériel de sport

Générateur d'énergie à véloqté 2
Bicyclettes à pédalesqté 2
Chronomètresqté 4
Cônesqté 20
Cartes de missionqté 100
Panneaux de scoreqté 6
Marqueursqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Thermomètreqté 2

Décoration

Panneaux d’informationqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 120
Panneaux en ardoiseqté 6
Sets de stylosqté 10
Guirlandes de fanionsqté 6
Trophéesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme au moins 4 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de confirmer les intervenants, de publier les horaires et de préparer les formulaires d’inscription.
Fixe une date limite d’inscription 7 jours avant le Défi énergie. Tu peux ainsi recueillir les besoins alimentaires, répartir les participants et ajuster les collations.
Teste les présentations, le quiz et la sonorisation 2 à 3 jours avant. Vérifie notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil et les rallonges.
Prépare le matériel d’épreuve par activité, au lieu de tout regrouper dans une seule caisse. Compte les bicyclettes, chronomètres, cônes, cartes de mission, marqueurs et panneaux de score avant le chargement.
Prévois l’installation du lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Monte les tentes, place les tables et les chaises, installe l’éclairage LED et refroidis les boissons avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un Défi énergie ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le programme et le lien d’inscription. Fixe une relance environ 10 jours avant, puis ferme les inscriptions 7 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un Défi énergie ?: Prévois au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, les tentes, la technique et les ateliers. Ajoute 30 minutes pour tester le son, la projection et les démonstrations avant l’arrivée des participants.
Quand tester le quiz et le matériel technique ?: Fais un premier test 2 ou 3 jours avant, puis une vérification rapide le jour même. Contrôle les présentations, le vidéoprojecteur, les enceintes, le micro, les multiprises et les batteries externes.
Quand préparer les collations et les boissons ?: Lave les fruits et légumes et prépare les encas le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant le début. Mets les boissons au frais au moins 4 heures à l’avance et vérifie les verres, assiettes et couverts réutilisables.

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