Checklist voor het organiseren van een Elfstedenzwemtocht

Een Elfstedenzwemtocht vraagt om meer dan een route en een startschot. Je regelt tegelijk vergunningen, zwemvakken, waterveiligheid, tijdregistratie, deelnemers en vrijwilligers. Begin ruim vóór de geplande datum met de route, locaties en veiligheidsplannen; pas daarna kun je inschrijvingen en logistiek betrouwbaar opzetten. Deze checklist helpt je de voorbereiding in volgorde af te werken, inclusief controles die vaak te laat gebeuren: waterkwaliteit, weersverwachting, materiaal en de indeling van de vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning aanvragen
Route en zwemvakken vastleggen
3 personen
Waterveiligheidsplan opstellen
3 personen
EHBO- en calamiteitenplan maken
2 personen
Veiligheidsmiddelen reserveren
Start- en finishlocatie reserveren
Jury- en tijdregistratie regelen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Waterkwaliteit controleren
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Startgebied afzetten
4 personen
Finishgebied afzetten
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Boeien uitzetten
6 personen
Zwemlijn controleren
3 personen
Reddingsboten te water laten
6 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Startbriefing geven
3 personen
Zwemtocht starten
4 personen
Zwemroute begeleiden
8 personen
Reddingsboten bemannen
8 personen
Tussentijden registreren
4 personen
Deelnemers tellen
4 personen
Water en sportdrank uitdelen
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Finishers registreren
4 personen
Medaille uitreiken
3 personen
Kleedruimte begeleiden
2 personen
EHBO verlenen
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Uitslag opmaken
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Laatste deelnemers opvangen
4 personen

Nazorg

Finishgebied afbouwen
5 personen
Startgebied afbouwen
5 personen
Boeien en lijnen ophalen
6 personen
Reddingsboten uit het water halen
6 personen
Afval verzamelen
5 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Geleend materiaal sorteren
3 personen
Materialen retourneren
3 personen
Verloren voorwerpen registreren
Uitslagen publiceren
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Kleedkamerbankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 6
Afzethekkenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Reddingsboeienaantal 12
Reddingslijnenaantal 12
Routeboeienaantal 24
Zwemlijnenaantal 6
Peddelboardsaantal 4
Reddingsbotenaantal 4
Peddelsaantal 8
Reddingsvestenaantal 12
Wetsuitsaantal 8
Badmutsenaantal 120
Startnummersaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Finishtimer
Stopwatchesaantal 8
Telklikkersaantal 8
Waterthermometersaantal 3
Meetlintenaantal 3

Apparatuur

Portofoonsaantal 16
Portofoonheadsetsaantal 16
Mobiele opladersaantal 8
Aggregaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Omroepinstallatie
Microfoonsaantal 2
Megafonenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Hoofdlampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 12
IJscontainersaantal 6
Schenkkannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Thermosbekersaantal 40
Waterkookketelsaantal 3
Handwasbakkenaantal 4
Handdoekenaantal 24

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Reinigingssprayaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 24
Pijlbordenaantal 16
Start- en finishdoekenaantal 2
Vlaggenaantal 20
Krijtbordenaantal 4
Watervaste stiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en zwemvakken vast voordat je de aanmeldingen opent. Noteer per vak de vaar- en zwemveiligheid, toegankelijke punten en de plek waar reddingsboten en peddelboards kunnen komen.
Werk vergunningen, verkeersmaatregelen en het calamiteitenplan gelijktijdig uit. Plan uiterlijk enkele weken voor de tocht een controle met de betrokken instanties en veiligheidsverantwoordelijken.
Maak één deelnemersbestand met dieetwensen, startnummer en contactgegevens. Controleer de lijst opnieuw nadat de inschrijving sluit en verstuur deelnemersinformatie niet pas op de wedstrijddag.
Verdeel vrijwilligers per taak én tijdstip: ontvangst, routebewaking, EHBO, tijdregistratie en finish. Geef iedere ploeg een portofoon of headset en leg vast wie bij problemen beslist.
Controleer materiaal en voorzieningen minstens één dag vooraf. Test de finishtimer, stopwatches, telklikkers, portofoons, opladers, verlichting en stroomvoorziening; reserveer extra tijd voor het plaatsen van routeborden en afzethekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Elfstedenzwemtocht organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met vergunningen, route en veiligheidsplannen. Reserveer start- en finishlocatie en veiligheidsmiddelen voordat je deelnemers uitnodigt, omdat die onderdelen de rest van de planning bepalen.
Wat moet er in een waterveiligheidsplan voor een Elfstedenzwemtocht staan?: Beschrijf per zwemvak de route, risico’s, toezicht en inzet van reddingsboten, reddingsboeien, reddingslijnen en reddingsvesten. Leg ook communicatie, noodprocedures en de maximale watertemperatuur of andere stopcriteria vast.
Wanneer controleer je de waterkwaliteit en weersverwachting?: Controleer de waterkwaliteit zodra de route is vastgesteld en herhaal de controle kort voor de tocht volgens de geldende voorschriften. Bekijk de weersverwachting dagelijks in de laatste week en nogmaals op de wedstrijddag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Elfstedenzwemtocht?: Dat hangt af van het aantal zwemvakken, deelnemers en veiligheidsboten. Maak per zwemvak minimaal een aparte bezetting voor toezicht en communicatie en wijs daarnaast mensen aan voor start, finish, EHBO, registratie en logistiek; tel daarna de ploegen op in plaats van één algemeen totaal te gebruiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.