Organiser une Elfstedenzwemtocht : la checklist complète

Une Elfstedenzwemtocht demande une préparation précise, car les nageurs évoluent sur un parcours ouvert avec plusieurs points de contrôle. Commence par les autorisations, le tracé et les plans de sécurité, puis organise les inscriptions, les bénévoles et le chronométrage. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, le matériel, la météo et la qualité de l’eau. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les éléments qui prennent souvent du retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation
Définir le parcours et les couloirs de nage
3 personnes
Établir le plan de sécurité aquatique
3 personnes
Établir le plan de premiers secours et d’urgence
2 personnes
Réserver le matériel de sécurité
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Organiser le jury et le chronométrage
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Contrôler la qualité de l’eau
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Balisage de la zone de départ
4 personnes
Délimiter la zone d'arrivée
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les bouées
6 personnes
Vérifier la ligne de nage
3 personnes
Mettre les canots de sauvetage à l’eau
6 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Faire le briefing de départ
3 personnes
Lancer la traversée à la nage
4 personnes
Encadrer le parcours de natation
8 personnes
Piloter les canots de sauvetage
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
Compter les participants
4 personnes
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Encadrer le vestiaire
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Établir le classement
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Accueillir les derniers participants
4 personnes

Suivi

Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
Démonter la zone de départ
5 personnes
Récupérer les bouées et les lignes
6 personnes
Sortir les canots de sauvetage de l’eau
6 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Trier le matériel emprunté
3 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les résultats
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Bancs de vestiaireqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Barrières de sécuritéqté 30
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Bouées de sauvetageqté 12
Cordes de sauvetageqté 12
Bouées de parcoursqté 24
Lignes de nageqté 6
Planches de paddleqté 4
Canots de sauvetageqté 4
Pagaiesqté 8
Gilets de sauvetageqté 12
Combinaisons néoprèneqté 8
Bonnets de bainqté 120
Numéros de départqté 120
Rubans de médailleqté 120
Chronomètre d’arrivée
Chronomètresqté 8
Cliquets de comptageqté 8
Thermomètres d’eauqté 3
Mètres rubansqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 16
Casques pour talkie-walkiesqté 16
Chargeurs mobilesqté 8
Groupe électrogène
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes frontalesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 12
Conteneurs à glaceqté 6
Carafesqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 12
Mugs isothermesqté 40
Bouilloiresqté 3
Lavabos pour les mainsqté 4
Serviettesqté 24

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Spray nettoyantqté 6
Gants en caoutchoucqté 12
Pinces à déchetsqté 6

Décoration

Panneaux de directionqté 24
Panneaux indicateursqté 16
Tissus de départ et d’arrivéeqté 2
Drapeauxqté 20
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs indélébilesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours, les couloirs de nage et les mesures de circulation plusieurs semaines avant le départ. Les barrières, les bouées de parcours et les panneaux doivent être prévus pour chaque zone, pas seulement pour le départ et l’arrivée.
Prépare le dispositif de secours avec des canots, des gilets, des bouées et des cordes de sauvetage, puis attribue un moyen de communication à chaque responsable. Teste les talkies-walkies et recharge-les au plus tard la veille.
Fixe une date limite d’inscription suffisamment tôt pour vérifier les besoins alimentaires, attribuer les numéros de départ et envoyer les consignes aux participants. Une dernière vérification de la liste est à faire le jour précédent.
Organise les bénévoles par fonction et par point du parcours, avec un responsable identifiable pour le jury, le chronométrage et la sécurité. Prévois des remplaçants afin de couvrir les absences de dernière minute.
Contrôle la météo et la température de l’eau avant l’événement, puis vérifie que le groupe électrogène, les rallonges, les multiprises et les chargeurs fonctionnent. Un inventaire final du matériel évite de découvrir une panne au montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Elfstedenzwemtocht ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, le lieu de départ et d’arrivée, le parcours, la sécurité aquatique et les mesures de circulation doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre le formulaire environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Clôture les inscriptions au moins 7 jours avant le départ pour traiter les informations alimentaires, préparer les numéros et vérifier la liste des participants.
Quand vérifier la température et la qualité de l’eau ?: Effectue un premier contrôle quelques jours avant, puis une vérification finale dans les 24 heures précédant l’épreuve. Consulte aussi les prévisions météo à J-3 et à nouveau le matin du départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une Elfstedenzwemtocht ?: Répartis les bénévoles par poste : sécurité, points de parcours, accueil, jury, chronométrage, ravitaillement et circulation. Prévois au minimum 10 à 15 % de personnes en réserve pour remplacer les absents et renforcer un point si nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.