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Elfstedenzwemtocht organisieren: die Checkliste

Eine Elfstedenzwemtocht braucht deutlich mehr Vorbereitung als einen normalen Schwimmwettkampf: Strecke, Schwimmbahnen und Wasserrettung müssen zusammenpassen. Beginne früh mit Genehmigungen, Sicherheits- und Notfallplanung und reserviere Start- und Zielort rechtzeitig. In den letzten Wochen geht es vor allem um Anmeldungen, Helfereinteilung, Wetter- und Wasserqualitätskontrolle. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Ausgabe der Startnummern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Genehmigung beantragen

  • Strecke und Schwimmbahnen festlegen

    3 Personen

  • Wassersicherheitsplan erstellen

    3 Personen

  • Erste-Hilfe- und Notfallplan erstellen

    2 Personen

  • Sicherheitsmittel reservieren

  • Start- und Zielort reservieren

  • Jury- und Zeitnahme organisieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen abstimmen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    3 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Wasserqualität prüfen

    2 Personen

  • Material inventarisieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Startbereich absperren

    4 Personen

  • Zielbereich absperren

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bojen auslegen

    6 Personen

  • Schwimmleine kontrollieren

    3 Personen

  • Rettungsboote zu Wasser lassen

    6 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Zeiterfassung testen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    4 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Startbriefing geben

    3 Personen

  • Schwimmausflug starten

    4 Personen

  • Schwimmstrecke betreuen

    8 Personen

  • Rettungsboote besetzen

    8 Personen

  • Zwischenzeiten erfassen

    4 Personen

  • Teilnehmende zählen

    4 Personen

  • Wasser und Sportgetränke verteilen

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    4 Personen

  • Medaille überreichen

    3 Personen

  • Umkleide begleiten

    2 Personen

  • Erste Hilfe leisten

    3 Personen

  • Publikum informieren

    2 Personen

  • Auswertung erstellen

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Zielbereich abbauen

    5 Personen

  • Startbereich abbauen

    5 Personen

  • Bojen und Leinen abholen

    6 Personen

  • Rettungsboote aus dem Wasser holen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    5 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Geliehenes Material sortieren

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmerfotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • UmkleidebänkeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 6
  • AbsperrgitterAnz. 30
  • AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

  • RettungsringeAnz. 12
  • RettungsleinenAnz. 12
  • StreckenbojenAnz. 24
  • SchwimmbahnenAnz. 6
  • PaddleboardsAnz. 4
  • RettungsbooteAnz. 4
  • PaddelAnz. 8
  • SchwimmwestenAnz. 12
  • NeoprenanzügeAnz. 8
  • BadekappenAnz. 120
  • StartnummernAnz. 120
  • MedaillenbänderAnz. 120
  • Zielzeiterfassung
  • StoppuhrenAnz. 8
  • ZählklickerAnz. 8
  • WasserthermometerAnz. 3
  • MessbänderAnz. 3

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 16
  • Walkie-Talkie-HeadsetsAnz. 16
  • Mobile LadegeräteAnz. 8
  • Stromaggregat
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • MegafoneAnz. 4

Beleuchtung

  • BaustrahlerAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • StirnlampenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeekannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 12
  • EisbehälterAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und ServiermesserAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 12
  • ThermobecherAnz. 40
  • WasserkocherAnz. 3
  • HandwaschbeckenAnz. 4
  • HandtücherAnz. 24

Reinigung

  • WischsetsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 6
  • ReinigungsschwämmeAnz. 12
  • ReinigungssprayAnz. 6
  • GummihandschuheAnz. 12
  • AbfallgreiferAnz. 6

Dekoration

  • WegweiserAnz. 24
  • WegweiserAnz. 16
  • Start- und ZielflaggenAnz. 2
  • FahnenAnz. 20
  • KreidetafelnAnz. 4
  • Wasserfeste StifteAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke und Schwimmbahnen spätestens mehrere Wochen vor dem Start fest. Markiere Engstellen, Wendepunkte und Rettungspositionen mit Streckenbojen und halte die Route für Teilnehmer und Helfer schriftlich fest.
  • Plane die Wasserrettung nicht erst am Veranstaltungstag: Reserviere Rettungsboote, Paddleboards, Rettungsleinen und Rettungsringe und lege für jeden Streckenabschnitt eine verantwortliche Person fest.
  • Schließe Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen sowie Start- und Zielort frühzeitig ab. Prüfe außerdem, ob Stromaggregat, Verlängerungskabel und mobile Ladegeräte für Funkgeräte und Zeitnahme vor Ort verfügbar sind.
  • Versende Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Start. Darin sollten Startzeit, Startnummer, Strecke, Sicherheitsregeln, Umkleidemöglichkeiten und der Umgang mit Ernährungswünschen stehen.
  • Führe die Materialkontrolle in zwei Durchgängen durch: einmal etwa 14 Tage vorher und ein zweites Mal am Vortag. Sortiere Startnummern, Medaillenbänder, Badekappen und Zeitnahme-Material nach Startreihenfolge.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Elfstedenzwemtocht organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Strecke, Sicherheitsplan, Start- und Zielort sowie die Reservierung der Rettungsmittel sollten spätestens 6 Wochen vorher geklärt sein.
Wann müssen die Teilnehmer einer Elfstedenzwemtocht informiert werden?
Sende die vollständigen Teilnehmerinformationen mindestens 7 Tage vor dem Start. Die finale Teilnehmerliste, Startnummern und besondere Ernährungswünsche solltest du zusätzlich 2 bis 3 Tage vorher prüfen.
Wie viele Helfer braucht eine Elfstedenzwemtocht?
Die genaue Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Zahl der Rettungsboote ab. Teile die Helfer mindestens 7 Tage vorher auf Anmeldung, Start, Ziel, Zeitnahme, Strecke, Verkehr und Erste Hilfe auf und besetze jede Sicherheitsposition doppelt, wenn Pausen nötig sind.
Wann sollte man Wasserqualität und Wetter prüfen?
Prüfe die Wasserqualität nach den Vorgaben der zuständigen Stelle und kontrolliere die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden sowie erneut am Veranstaltungsmorgen. Lege vorher fest, wer bei Gewitter, starkem Wind oder auffälligen Messwerten über eine Verschiebung entscheidet.

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