Eendagskoers organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een eendagskoers vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een startlijst. Je moet deelnemers registreren, kruispunten beveiligen, vrijwilligers op tijd instrueren en het materiaal logisch over start, finish en route verdelen. Begin met vergunningen, reserveringen en het verkeersplan; werk daarna toe naar startnummers, catering en techniek. Op de dag zelf draait alles om een vroege opbouw, een duidelijke overdracht en een controle vlak voor de eerste start. Deze checklist helpt je die volgorde aan te houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst samenstellen
2 personen
Route en kruispunten controleren
3 personen
Reserveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersplan verspreiden
Noodnummers afdrukken
Startnummers sorteren
2 personen
Prijzen en medailles controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Draaiboek uitdelen
Locatie openen
2 personen
Start- en finishzone afzetten
6 personen
Tenten en tafels opbouwen
6 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Route bewegwijzeren
6 personen
Kruispunten beveiligen
10 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
EHBO- en materiaalpunt inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

Rennerregistratie uitvoeren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
Rennersbriefing geven
2 personen
Startopstelling maken
4 personen
Koers starten
3 personen
Koersverloop registreren
3 personen
Kruispunten bemannen
10 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Finish doorkomst registreren
4 personen
Uitslag controleren
3 personen
Podiumceremonie uitvoeren
4 personen
Publiek en renners uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
6 personen
Verkeershekken afbouwen
6 personen
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
Servies en materialen schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
4 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslag en bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Verkeershekkenaantal 30
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Rondebordenaantal 6
Finishboog
Podium
Reservefietspompenaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Binnenbandenaantal 12
Basisgereedschap fietsenaantal 3

Apparatuur

Tijdwaarnemingsklokkenaantal 3
Stopwatchesaantal 4
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 12
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Bouwlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Podiumlintenaantal 3
Medaillesaantal 12
Bekers voor winnaarsaantal 6
Start- en finishbannersaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de laatste routecontrole uiterlijk 7 dagen voor de koers. Controleer niet alleen de routepijlen, maar ook alle kruispunten, wegversmallingen en plekken waar vrijwilligers veilig kunnen staan.
Maak de startlijst en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Sorteer startnummers daarna per startgroep, zodat de registratietafel niet tijdens het aanmelden hoeft te zoeken.
Geef iedere vrijwilliger minimaal 48 uur vooraf het verkeersplan, het draaiboek en de portofoonindeling. Noteer per kruispunt een aanspreekpunt en een noodnummer op papier.
Test geluid, microfoon, tijdwaarnemingsklokken en printers vóór de deelnemers arriveren. Sluit apparatuur eerst aan op de geplande stroomvoorziening en leg verlengkabels zo dat niemand erover struikelt.
Zet koelboxen, herbruikbare bekers en catering klaar vóór de eerste finishers worden verwacht. Reserveer daarnaast een apart EHBO- en materiaalpunt met fietspompen, bandenlichters, binnenbanden en basisgereedschap.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een eendagskoers organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, reserveringen, vrijwilligers en verkeersplan. Zet de definitieve startlijst, catering en materiaalcontrole in de laatste 3 dagen vast.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een eendagskoers?: Tel minimaal 1 vrijwilliger per te beveiligen kruispunt, plus aparte mensen voor registratie, EHBO, finish en catering. Wijs per taak bovendien 1 reserve aan, zodat uitval op de dag zelf geen gat veroorzaakt.
Wanneer moet ik de route van een eendagskoers bewegwijzeren?: Zet routepijlen en andere bewegwijzering op de ochtend van de koers op hun plaats, nadat de route nog één keer is gecontroleerd. Plan de volledige controle uiterlijk 2 uur vóór de eerste start.
Wat moet ik klaarzetten bij de start en finish van een eendagskoers?: Reken op een registratiepunt met startnummers, laptop en printer, plus een afgezet start- en finishgebied met tafels, tenten, tijdwaarneming en geluidsapparatuur. Richt ook een EHBO- en materiaalpunt in voordat deelnemers aankomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.