Organiser une course d’un jour sans rien oublier

Une course d’un jour demande une préparation répartie sur plusieurs semaines, puis une installation très coordonnée le matin même. Les inscriptions, le parcours, les bénévoles et la sécurité doivent être verrouillés avant de penser à l’accueil des participants. Cette checklist suit l’ordre utile : confirmer les besoins, préparer le matériel, organiser les équipes et installer chaque zone. Elle vous aide aussi à éviter les oublis fréquents, comme les numéros d’urgence, les rallonges ou le balisage des intersections.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste de départ
2 personnes
Vérifier le parcours et les intersections
3 personnes
Confirmer les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Distribuer le plan de circulation
Imprimer les numéros d’urgence
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Distribuer le déroulé
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage des zones de départ et d’arrivée
6 personnes
Monter les tentes et les tables
6 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Sécuriser les croisements
10 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le point de premiers secours et de matériel
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Effectuer l'enregistrement des coureurs
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
Mettre en place l'installation de départ
4 personnes
Lancer la course
3 personnes
Enregistrer l’évolution de la course
3 personnes
Tenir les intersections
10 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Enregistrer le passage à l’arrivée
4 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Organiser la cérémonie sur scène
4 personnes
Raccompagner le public et les coureurs
3 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Démonter les barrières de circulation
6 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats et un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Barrières de circulationqté 30
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Assiettes rondesqté 6
Arche d'arrivée
Scène
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Démonte-pneusqté 6
Chambres à airqté 12
Outillage de base pour vélosqté 3

Équipement

Horloges de chronométrageqté 3
Chronomètresqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 100

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Rubans de podiumqté 3
Médaillesqté 12
Trophées pour les gagnantsqté 6
Bannières de départ et d’arrivéeqté 4

Nettoyage

Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant la course et fixez une date limite d’inscription. Gardez ensuite une liste de départ à jour pour trier les dossards et préparer l’accueil.
Vérifiez le parcours 7 à 10 jours avant l’événement, notamment les intersections et les zones où les bénévoles devront ralentir ou arrêter la circulation. Préparez aussi les flèches de direction et le plan de circulation.
Répartissez les bénévoles au plus tard 3 jours avant la course et remettez à chacun le déroulé, son emplacement et un moyen de communication. Prévoyez des talkies-walkies pour les responsables des zones éloignées.
Le matin, installez d’abord le balisage du départ, de l’arrivée et du parcours, puis les barrières et le point de premiers secours. Testez ensuite le son, le micro et l’alimentation électrique avant l’arrivée des participants.
Préparez les glacières et le service traiteur la veille lorsque c’est possible. Comptez les gobelets, assiettes et couverts avant l’ouverture : le réassort est souvent oublié quand l’équipe est déjà mobilisée sur la ligne de départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’un jour ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour gérer les invitations, les inscriptions, le parcours, les réservations et les bénévoles. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, le tri des dossards et les achats.
Quand faut-il vérifier le parcours d’une course ?: Faites une première vérification 7 à 10 jours avant la course, puis un dernier contrôle le jour précédent si le parcours est ouvert à la circulation. Vérifiez les intersections, le balisage prévu et les emplacements des bénévoles.
Quand installer le matériel le jour de la course ?: Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour terminer les tentes, tables, barrières et balises avant l’accueil. Prévoyez généralement 2 à 3 heures d’installation, puis gardez 30 minutes pour tester le son, le micro et les communications.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’un jour ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre d’intersections, mais prévoyez au minimum une personne par point à sécuriser, plus une équipe pour les inscriptions, l’arrivée, les premiers secours et le ravitaillement. Finalisez la répartition au moins 3 jours avant.

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