Checklist voor een goed georganiseerd e-sporttoernooi

Een e-sporttoernooi staat of valt met techniek, een strak schema en duidelijke wedstrijdleiding. Leg eerst de game, spelregels en toernooivorm vast en werk daarna toe naar inschrijvingen, deelnemersbrief en wedstrijdschema. Reserveer gamingstations, monitoren en netwerkapparatuur ruim vooraf en test elke opstelling opnieuw op locatie. Vergeet ook de registratietafel, catering, prijzen en reserveapparatuur niet: juist die onderdelen worden vaak pas op de wedstrijddag gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Locatie reserveren
Game en spelregels bepalen
2 personen
Toernooiformaat vastleggen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Catering bestellen
Technische apparatuur reserveren
Spelinstallaties controleren
2 personen
Netwerkplan uitwerken
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
Wedstrijdleiding instrueren
3 personen
Deelnemersbrief versturen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Gamingstations plaatsen
4 personen
Computers aansluiten
4 personen
Netwerk aansluiten
3 personen
Spellen en updates installeren
3 personen
Technische test uitvoeren
3 personen
Wedstrijdkaarten klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering en servies klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Eerste wedstrijden begeleiden
4 personen
Dranken en snacks serveren
2 personen
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Technische storingen oplossen
2 personen
Tussenstanden publiceren
Finales begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Apparatuur demonteren
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Gaming-pc'saantal 16
Gamingmonitorenaantal 16
Gamingtoetsenbordenaantal 16
Gamingmuizenaantal 16
Gamingheadsetsaantal 16
Webcam
Projector
Projectiescherm
Netwerkswitchesaantal 2
Wifi-router
Ethernetkabelsaantal 24
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
Reservecontrollersaantal 4
USB-sticksaantal 4
Printer
Printerpapier

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Serveerbladenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Ronde tafelnummersaantal 16
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 30

Sportmateriaal

Medaillesaantal 12
Bekersaantal 3
Wedstrijdkaartenaantal 40
Clipboardmappenaantal 4

Tips

Plan minimaal 2 tot 3 uur vóór de eerste wedstrijd voor opbouw en tests. Sluit alle gaming-pc's, monitoren, headsets en netwerkapparatuur aan voordat deelnemers binnenkomen.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat je de deelnemerslijst hebt gecontroleerd. Verstuur de deelnemersbrief uiterlijk 3 dagen vooraf met aanvangstijd, locatie, spelregels en wat spelers zelf moeten meenemen.
Voorzie per gamingstation minstens 1 vrije ethernetkabel, een passende stekkerdoos en toegang tot een reservecontroller of andere vervanging. Test het netwerk met alle stations tegelijk, niet alleen één verbinding.
Zet een registratietafel klaar met deelnemerslijst, printerpapier en USB-sticks voor wedstrijdbeheer. Laat deelnemers 30 tot 45 minuten vóór hun eerste wedstrijd registreren, zodat late aanmeldingen het schema niet stilleggen.
Koel dranken vóór de locatie opent en regel waterkannen en thermoskannen naast de catering. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en tel servies en herbruikbare bekers voor het volledige deelnemers- en vrijwilligersteam.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een e-sporttoernooi organiseren?: Leg de datum, locatie, game en spelregels bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer technische apparatuur en bestel prijzen zodra het formaat bekend is; inschrijvingen kunnen daarna direct starten.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een e-sporttoernooi?: Reken op minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, gamingstations, bekabeling en netwerktests. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor registratie vóór de eerste wedstrijd.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een e-sporttoernooi?: Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijvingen beginnen en controleer die opnieuw 2 tot 3 dagen vooraf. Verstuur het definitieve schema pas nadat deelnemers, spelregels en wedstrijdleiding zijn gecontroleerd.
Hoe test ik de techniek voor een e-sporttoernooi?: Test alle gamingstations tegelijk met de geplande netwerkverbinding, headsets en randapparatuur. Doe dat uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal een korte controle 2 tot 3 uur vóór de start; houd reservekabels, USB-sticks en controllers klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.