Checklist pour organiser un tournoi d’e-sport

Un tournoi d’e-sport se joue autant sur la préparation technique que sur les matchs. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : choisir le jeu et le format, gérer les inscriptions, préparer le planning, puis installer chaque poste et le réseau. Elle couvre aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les câbles de rechange, l’accueil des participants et la récupération des lots. Gardez une personne responsable de la compétition et une autre disponible pour les problèmes techniques le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
Réserver le lieu
Définir le jeu et les règles
2 personnes
Définir le format du tournoi
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Commander les prix et médailles
Commander le catering
Réserver le matériel technique
Vérifier les installations de jeu
2 personnes
Élaborer un plan de réseau
2 personnes
Planifier les bénévoles
Informer l'organisation de la compétition
3 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix et le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les stations de jeu
4 personnes
Brancher les ordinateurs
4 personnes
Connecter le réseau
3 personnes
Installer les jeux et les mises à jour
3 personnes
Effectuer un test technique
3 personnes
Préparer les cartes du match
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le traiteur et la vaisselle
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Encadrer les premiers matchs
4 personnes
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
Traiter les résultats du concours
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
Encadrer les finales
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Démonter l’équipement
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Équipement

PC gamingqté 16
Écrans gamingqté 16
Claviers gamingqté 16
Souris gamingqté 16
Casques gamingqté 16
Webcam
Projecteur
Écran de projection
Switches réseauqté 2
Routeur wifi
Câbles Ethernetqté 24
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Contrôleurs de réservationqté 4
Clés USBqté 4
Imprimante
Papier pour imprimante

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Courses

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Numéros de tables rondesqté 16
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30

Matériel de sport

Médaillesqté 12
Gobeletsqté 3
Cartes de matchqté 40
Chemises à pinceqté 4

Conseils

Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez le nombre de joueurs ou d’équipes, la durée estimée des matchs et les règles de départage. Cela évite de refaire le planning après la clôture des inscriptions.
Testez chaque station de jeu au moins 24 heures avant le tournoi. Vérifiez les PC, écrans, casques, claviers, souris, contrôleurs et connexions Ethernet, puis prévoyez plusieurs câbles et multiprises de secours.
Établissez le plan réseau avant l’installation : identifiez les ports utilisés, la place des switches et la longueur des câbles nécessaires. Un seul test de connexion générale ne suffit pas si plusieurs matchs se déroulent en parallèle.
Envoyez aux participants une lettre récapitulative au plus tard 3 jours avant l’événement. Ajoutez l’heure d’arrivée, le lieu, le format, les règles, les besoins à signaler et ce qu’ils doivent apporter.
Prévoyez l’accueil et les pauses dès le planning des matchs. Une table d’inscription, une imprimante, du papier, de l’eau et des boissons déjà refroidies évitent de bloquer les premières parties.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’e-sport ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, définir le jeu, ouvrir les inscriptions et commander les lots. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, tester le matériel et finaliser le planning.
Quand fermer les inscriptions à un tournoi d’e-sport ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le tournoi si le nombre de postes est limité. Vous aurez encore le temps de traiter les demandes alimentaires, de vérifier les équipes et de construire un planning réaliste.
Combien de postes de jeu faut-il prévoir ?: Prévoyez un poste par joueur pour les matchs individuels, ou un poste par membre d’équipe si le jeu l’exige. Ajoutez au moins 1 poste de secours lorsque le tournoi compte plus de 16 participants, afin de remplacer rapidement un équipement défaillant.
Quand installer le réseau et les ordinateurs ?: Commencez l’installation 3 à 4 heures avant l’arrivée des participants. Testez ensuite chaque poste, les switches, le routeur, les câbles Ethernet et l’affichage du tournoi avant d’ouvrir l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.