Checklist voor een goed georganiseerd e-sporttoernooi

Een e-sporttoernooi staat of valt met een getest netwerk, duidelijke regels en een strak wedstrijdschema. Leg eerst het spel, format en aantal deelnemers vast; daarna regel je locatie, apparatuur en inschrijvingen. Plan technische reserve voor uitval van een computer, console, monitor of voeding. Op de wedstrijddag heb je naast spelers ook scheidsrechters, een presentator, registratie en iemand voor technische problemen nodig. Gebruik deze checklist in volgorde, zodat je niet pas tijdens de eerste wedstrijd ontdekt dat accounts, kabels of wedstrijdsoftware ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooiformat vastleggen
2 personen
Spel en regels bepalen
2 personen
Locatie reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Netwerkverbinding testen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Reservespelers registreren
Prijzen bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Presentator briefen
2 personen
Scheidsrechters briefen
3 personen
EHBO-contact vastleggen
Technische reserve regelen
2 personen
Apparatuur inventariseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur klaarzetten
3 personen
Wedstrijdsoftware installeren
2 personen
Accountgegevens controleren
2 personen
Netwerkverbinding testen
2 personen
Toernooiborden printen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Computers aansluiten
4 personen
Schermen en consoles aansluiten
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Toernooischema ophangen
Technische eindtest uitvoeren
3 personen
Briefing voor medewerkers
8 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Toernooiregels uitleggen
2 personen
Kwalificatieronde begeleiden
4 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pauze aankondigen
Apparatuur tijdens pauze controleren
3 personen
Kwartfinales begeleiden
4 personen
Pizza's en snacks serveren
3 personen
Halve finales begeleiden
4 personen
Publieksactiviteit begeleiden
2 personen
Finalisten voorbereiden
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Finale presenteren
Eindstand controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Computers en consoles inpakken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Gamingcomputersaantal 16
Gamingmonitorsaantal 16
Gameconsolesaantal 4
Extra monitorsaantal 2
Gamingtoetsenbordenaantal 16
Gamingmuizenaantal 16
Gamingheadsetsaantal 20
Gamecontrollersaantal 8
Webcamsaantal 2
Presentatiescherm
Beamer
Beamerdoek
Laptopsaantal 3
Wifi-router
Netwerkswitchesaantal 3
Ethernetkabelsaantal 24
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Gaffertapeaantal 6
USB-hubsaantal 8
HDMI-kabelsaantal 12
Reservevoedingenaantal 4
USB-sticksaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Timeraantal 2

Sportmateriaal

Toernooibord
Scorebordaantal 2
Fluitjesaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Prijzenaantal 3
Medaillesaantal 20

Decoratie

Eventbanneraantal 2
Pijlenbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Tafelkledenaantal 18
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Wasknijpersaantal 50

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 16
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Test het netwerk minimaal twee keer: eerst bij de locatiecontrole en opnieuw zodra alle gamingcomputers, consoles, netwerkswitches en ethernetkabels aangesloten zijn. Controleer niet alleen de internetsnelheid, maar ook of elke wedstrijdplek verbinding houdt.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd reservespelers apart bij en plan tussen wedstrijden minimaal 10 tot 15 minuten voor wissels, technische problemen en het bijwerken van de uitslagen.
Tel alle aansluitingen per tafel voordat je apparatuur klaarzet. Een gamingcomputer, monitor, headset en randapparatuur gebruiken al meerdere aansluitingen; leg daarom stekkerdozen, verlengsnoeren en kabelbinders vooraf per wedstrijdplek klaar.
Controleer accountgegevens en installeer wedstrijdsoftware uiterlijk 1 dag voor het toernooi. Gebruik USB-sticks en reservevoedingen voor herstel, maar bewaar inloggegevens niet los bij de registratiebalie.
Brief scheidsrechters, presentator en vrijwilligers uiterlijk 2 dagen vooraf. Geef ieder team een vaste taak: registratie, uitslagen, techniek, publieksinformatie of EHBO-contact; zo blijft duidelijk wie ingrijpt als een wedstrijd stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een e-sporttoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 4 weken voor een klein toernooi en langer als je een locatie, prijzen en veel deelnemers moet regelen. Plan de technische test uiterlijk 1 dag vooraf en reserveer op de wedstrijddag extra tijd voor opbouw en registratie.
Hoeveel computers of consoles heb ik nodig voor een e-sporttoernooi?: Je hebt per gelijktijdige speler een eigen wedstrijdplek nodig, dus bij een wedstrijd met 10 spelers zijn dat 10 complete plekken. Tel daar minimaal 1 technische reserveplek bij op voor uitval van apparatuur.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een e-sporttoernooi maken?: Maak een voorlopig schema zodra het format en aantal plekken vaststaan. Zet het definitieve schema pas 1 tot 2 dagen voor het toernooi vast, nadat je aanmeldingen, reservespelers en deelnemerslijst hebt gecontroleerd.
Hoe lang van tevoren moet ik deelnemers uitnodigen voor een e-sporttoernooi?: Stuur uitnodigingen en verspreid de promotieposter bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de inschrijving enkele dagen voor het toernooi, zodat je dieetwensen, accounts, deelnemerslijst en reservespelers nog kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.