Checklist pour organiser un tournoi d’e-sport

Un tournoi d’e-sport se prépare comme une petite production technique : le format, les inscriptions et le programme doivent être fixés avant de réserver le matériel. Prévoyez aussi les tests réseau, l’alimentation électrique et une solution de remplacement pour les équipements qui lâchent. Cette checklist suit les étapes jusqu’à l’installation sur place, avec les points souvent réglés trop tard : comptes joueurs, arbitres, besoins alimentaires et assistance technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format du tournoi
2 personnes
Définir le jeu et les règles
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Tester la connexion réseau
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Enregistrer les remplaçants
Commander les prix
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer l’animateur
2 personnes
Briefer les arbitres
3 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Prévoir une équipe technique de réserve
2 personnes
Inventorier l’équipement
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Installer le matériel
3 personnes
Installer le logiciel de compétition
2 personnes
Vérifier les informations du compte
2 personnes
Tester la connexion réseau
2 personnes
Imprimer les tableaux du tournoi
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher les ordinateurs
4 personnes
Brancher les écrans et les consoles
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Afficher le tableau du tournoi
Effectuer le test technique final
3 personnes
Briefing du personnel
8 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les règles du tournoi
2 personnes
Encadrer le tour de qualification
4 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
Vérifier le matériel pendant la pause
3 personnes
Encadrer les quarts de finale
4 personnes
Servir les pizzas et les snacks
3 personnes
Encadrer les demi-finales
4 personnes
Encadrer l'activité du public
2 personnes
Préparer les finalistes
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Présenter la finale
Vérifier le score final
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Emballer les ordinateurs et les consoles
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 4

Équipement

Ordinateurs gamingqté 16
Moniteurs gamingqté 16
Consoles de jeuxqté 4
Moniteurs supplémentairesqté 2
Claviers gamingqté 16
Souris gamingqté 16
Casques gamingqté 20
Manettes de jeuqté 8
Webcamsqté 2
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Ordinateurs portablesqté 3
Routeur wifi
Switches réseauqté 3
Câbles Ethernetqté 24
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Serre-câblesqté 100
Gafferqté 6
Hubs USBqté 8
Câbles HDMIqté 12
Réserves de secoursqté 4
Clés USBqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphoneqté 2
Minuterieqté 2

Matériel de sport

Panneau du tournoi
Tableau des scoresqté 2
Siffletsqté 4
Chronomètresqté 4
Prixqté 3
Médaillesqté 20

Décoration

Bannière d’événementqté 2
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 80
Nappesqté 18
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Pinces à lingeqté 50

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pincesqté 4
Louchesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Câbles d'éclairageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Testez la connexion réseau au moins 7 jours avant le tournoi, puis refaites un test complet le jour J avec les postes, les consoles et les câbles réellement utilisés.
Dimensionnez l’alimentation avant l’installation : comptez les ordinateurs, moniteurs, consoles et multiprises, puis gardez des rallonges et du matériel de secours pour chaque zone critique.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant la compétition afin de vérifier la liste des participants, enregistrer les remplaçants et recueillir les besoins alimentaires sans urgence.
Préparez le programme avec des horaires précis pour l’accueil, les matchs, les pauses et les finales. Transmettez la même version aux participants, à l’animateur, aux arbitres et aux bénévoles.
Installez le logiciel de compétition et vérifiez les informations de compte avant l’ouverture des portes. Gardez des clés USB, câbles et périphériques de rechange accessibles à l’équipe technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’e-sport ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, définir le format, ouvrir les inscriptions et commander les prix. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications techniques et la confirmation des participants.
Quand tester la connexion réseau pour un tournoi d’e-sport ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant l’événement, puis un second sur place le jour J. Testez chaque poste avec la configuration finale, y compris les switches, le routeur, les câbles Ethernet et les rallonges.
Combien de matériel de secours prévoir pour un tournoi d’e-sport ?: Prévoyez au minimum un poste ou périphérique de remplacement pour chaque élément critique, ainsi que des câbles, hubs USB et clés USB supplémentaires. Une équipe technique de réserve doit pouvoir intervenir dès le premier match.
Quand envoyer les invitations et clôturer les inscriptions ?: Envoyez les invitations dès que le format, le jeu, les règles et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le tournoi. Clôturez les inscriptions au moins 3 jours avant afin de finaliser les groupes, les remplaçants et le programme.

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