Checklist para organizar un torneo de e-sports sin fallos

Un torneo de e-sports necesita tanta preparación técnica como deportiva. Antes de abrir las inscripciones, define el juego, el formato, las reglas y la capacidad real del lugar. Después, coordina participantes, árbitros, presentador, voluntarios, premios y horarios. La parte que más suele retrasarse es la prueba completa de la red y de cada puesto de juego: hazla con todos los equipos conectados, no solo con uno.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato del torneo
2 personas
Definir juego y reglas
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Probar la conexión de red
2 personas
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Registrar a los jugadores suplentes
Encargar premios
Asignar voluntarios
2 personas
Informar al presentador
2 personas
Informar a los árbitros
3 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Gestionar el equipo de reserva técnico
2 personas
Inventariar el equipo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar el equipo
3 personas
Instalar el software del concurso
2 personas
Comprobar los datos de la cuenta
2 personas
Probar la conexión de red
2 personas
Imprimir los carteles del torneo
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar los ordenadores
4 personas
Conectar pantallas y consolas
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar el calendario del torneo
Realizar prueba técnica final
3 personas
Briefing para el personal
8 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Explicar las reglas del torneo
2 personas
Coordinar la ronda de clasificación
4 personas
Procesar los resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Anunciar el descanso
Comprobar el equipo durante la pausa
3 personas
Dirigir los cuartos de final
4 personas
Servir pizzas y snacks
3 personas
Coordinar las semifinales
4 personas
Guiar la actividad del público
2 personas
Preparar a los finalistas
2 personas
Coordinar la final
4 personas
Presentar la final
Comprobar la clasificación final
2 personas
Entregar premios
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Apagar el equipo
3 personas
Empaquetar ordenadores y consolas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 80
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 4

Equipo

Ordenadores para gamingcant. 16
Monitores de gamingcant. 16
Consolas de videojuegoscant. 4
Monitores adicionalescant. 2
Teclados gamingcant. 16
Ratones gamingcant. 16
Auriculares gamingcant. 20
Mandos de juegocant. 8
Webcamscant. 2
Pantalla de presentación
Proyector
Pantalla para proyector
Portátilescant. 3
Router wifi
Switches de redcant. 3
Cables Ethernetcant. 24
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 20
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 12
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 6
Hubs USBcant. 8
Cables HDMIcant. 12
Fuentes de alimentación de reservacant. 4
Memorias USBcant. 4
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Soporte de micrófonocant. 2
Temporizadorcant. 2

Material deportivo

Tablero del torneo
Marcadorcant. 2
Silbatoscant. 4
Cronómetroscant. 4
Premioscant. 3
Medallascant. 20

Decoración

Banner del eventocant. 2
Paneles de flechascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 80
Mantelescant. 18
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Pinzas de la ropacant. 50

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cuencoscant. 16
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 4
Pinzascant. 4
Cucharonescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Cables de luzcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato y las reglas antes de publicar el formulario de inscripción. Indica también cómo se asignan los suplentes y qué ocurre si un jugador llega tarde.
Reserva el lugar solo después de comprobar la electricidad y la red. Prueba la conexión con todos los ordenadores, consolas, switches, cables Ethernet y monitores que se usarán el día del torneo.
Prepara un calendario con horas de registro, partidas, pausas y entrega de premios. Deja al menos 15 minutos entre rondas para resolver cambios de equipo o incidencias técnicas.
Haz un inventario técnico y prepara un equipo de reserva completo, no solo cables sueltos. Comprueba también las cuentas, el software del concurso, las actualizaciones y las fuentes de alimentación.
Cierra la lista de participantes varios días antes y confirma las preferencias dietéticas. Entrega a árbitros, presentador y voluntarios sus horarios, funciones y contactos de emergencia antes de la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un torneo de e-sports?: Ábrelas entre 3 y 6 semanas antes del torneo, según el tamaño del evento. Cierra las inscripciones al menos 3 días antes para confirmar participantes, suplentes, dietas y horarios.
¿Cuándo se debe probar la red de un torneo de e-sports?: Haz una prueba completa entre 2 y 7 días antes, con todos los puestos conectados al mismo tiempo. Repite una comprobación rápida el día del torneo, antes de que comience el registro.
¿Cuántos equipos técnicos de reserva hacen falta?: Prepara al menos un puesto de juego completo de reserva por cada 10 puestos activos. Añade cables Ethernet, HDMI, regletas, hubs USB y fuentes de alimentación de reserva para sustituir fallos pequeños sin detener una partida.
¿Con cuánta antelación hay que encargar los premios?: Encárgalos como mínimo 2 semanas antes y verifica la entrega 3 días antes. Así todavía tendrás margen para corregir nombres, cantidades o retrasos del proveedor.

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