Checklist voor een goed georganiseerd e-sportstoernooi

Een e-sportstoernooi organiseren begint niet met gamingcomputers neerzetten, maar met het vastleggen van formaat, regels, capaciteit en wedstrijdleiding. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers, apparatuur en netwerk op basis van het aantal spelers en teams. Plan vóór de wedstrijddag een volledige technische test: controleer verbindingen, beeld, geluid, stream en reserveapparatuur. Met deze checklist houd je ook zaken bij die vaak te laat komen, zoals dieetwensen, prijzen, deelnemersinformatie en een duidelijke plattegrond.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
Locatiecapaciteit controleren
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Prijzenschema vastleggen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiebericht publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Wedstrijdleiding aanwijzen
Scheidsrechters aanwijzen
Streamteam samenstellen
EHBO-contact vastleggen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Cateringboodschappen bestellen
Prijzen bestellen
Apparatuur reserveren
Netwerkplan maken
2 personen
Plattegrond maken
Wedstrijdschema maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Technische test uitvoeren
3 personen
Teamindeling publiceren
Boodschappen ophalen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
Registratielijsten printen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Gamingstations plaatsen
4 personen
Computers aansluiten
4 personen
Netwerk aansluiten
3 personen
Schermen testen
2 personen
Audio testen
2 personen
Streamverbinding testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Briefing team uitvoeren
6 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teamkaarten uitdelen
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Eerste wedstrijden starten
4 personen
Wedstrijden begeleiden
4 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Stream modereren
2 personen
Commentaar verzorgen
2 personen
Publiek informeren
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Eten serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Pauzes aankondigen
Technische storingen oplossen
3 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Winnaars controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Computers loskoppelen
3 personen
Netwerkapparatuur inpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Borg- en leenmaterialen controleren
Uitslagen online publiceren
Deelnemersbedankje versturen
Prijzengeld overmaken
Streamopname archiveren
Foto's en video's archiveren
Facturen verzamelen
Bruikleen bevestigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 110
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Gamingcomputersaantal 24
Gamingmonitorenaantal 24
Gamingtoetsenbordenaantal 24
Gamingmuizenaantal 24
Gamingheadsetsaantal 24
Webcamsaantal 4
Presentatielaptop
Streamlaptopaantal 2
Capturekaartenaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 30
Stekkerdozenaantal 30
Netwerkswitchesaantal 4
Netwerkkabelsaantal 40
Wifi-routersaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4
USB-sticksaantal 6
Reservecontrollersaantal 6
Powerbanksaantal 6

Sportmateriaal

Toernooibannersaantal 4
Teamtafelnummersaantal 24
Wedstrijdklokkenaantal 4
Scorebordenaantal 2
Prijzenaantal 3
Medaillesaantal 24
Certificatenaantal 30
Polsbandjesaantal 130
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Wedstrijdformulierenaantal 100
Reglementkaartenaantal 130
Rijafzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 8
Bureaulampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuigersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test uiterlijk 7 dagen vóór het toernooi en voer die uit met dezelfde gamingcomputers, monitoren, netwerkswitches en kabels die je op de dag zelf gebruikt. Test ook de streamlaptop, capturekaarten, webcams, microfoons en projectoren.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Verstuur deelnemersinformatie minimaal 5 dagen vooraf met starttijd, registratiebalie, teamindeling, regels, wedstrijdformaat en wat spelers zelf moeten meenemen.
Reserveer per wedstrijdbalie een vaste netwerkverbinding en leg netwerkkabels vooraf op de plattegrond vast. Houd minimaal één reservecontroller, extra kabels en een USB-stick met benodigde bestanden klaar voor storingen.
Wijs wedstrijdleiding, scheidsrechters en streamteam afzonderlijk aan. Reken bij een doorlopend toernooi op ten minste één verantwoordelijke voor de bracket en één aanspreekpunt voor technische problemen per speelzone.
Bereken catering op basis van het aantal bevestigde deelnemers, vrijwilligers en crew en verzamel dieetwensen vóór de bestelling. Plan registratie en opening minstens 30 minuten vóór de eerste wedstrijd, zodat spelers hun plek, teamtafelnummer en apparatuur kunnen vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een e-sportstoernooi organiseren?: Leg datum, locatiecapaciteit, formaat en wedstrijdregels bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de inschrijving minimaal 4 weken voor het toernooi en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd kost de technische voorbereiding van een e-sportstoernooi?: Reserveer op de wedstrijddag minimaal 3 uur voor opbouw en controle. Voer daarnaast uiterlijk 7 dagen vooraf een volledige test uit van computers, netwerk, beeld, geluid en stream.
Hoeveel apparatuur heb ik nodig voor een e-sportstoernooi?: Voor elke gelijktijdige speler heb je één werkplek nodig met computer, monitor, toetsenbord, muis en headset. Tel daarnaast per speelzone reservekabels, minimaal één reservecontroller en aparte apparatuur voor presentatie en stream mee.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een e-sportstoernooi?: Stuur de definitieve informatie minimaal 5 dagen vooraf. Vermeld daarin het wedstrijdschema, de regels, registratie-instructies, locatie-indeling, starttijd en contactgegevens van de wedstrijdleiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.