Duurzaamheidsweek organiseren: checklist en planning

Een Duurzaamheidsweek vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma publiceren. Je regelt meerdere locaties, workshopleiders, duurzame partners, vrijwilligers en materialen die vaak opnieuw gebruikt worden. Plan eerst de inhoud en capaciteit, daarna de aanmeldingen, catering en logistiek. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot het klaarzetten van tafels, techniek, bewegwijzering en afvalstromen op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locaties voor activiteiten reserveren
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Duurzame partners benaderen
2 personen
Workshopleiders bevestigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Promotietekst schrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Programma online publiceren
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Leveranciers voor hergebruik regelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Workshopmaterialen controleren
2 personen
Informatiepanelen maken
2 personen
Route- en bewegwijzering maken
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Afvalstromen bepalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tent en informatiepunten opbouwen
4 personen
Workshopstations inrichten
4 personen
Afvalbakken en sorteerpunten plaatsen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Techniek en microfoon testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Informatietafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Aanmeldbalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Duurzaamheidsmarkt bemannen
4 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Ruiltafel begeleiden
2 personen
Reparatiepunt begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afval sorteren en legen
2 personen
Toiletten controleren
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Catering veilig opbergen
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval naar inzamelpunten brengen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Deelnemers informeren over vervolg

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 2
Kledingrekkenaantal 3
Krukjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Handmegafonenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Informatiepanelenaantal 10
Presentatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Recyclingpostersaantal 12
Katoenen vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 6

Sportmateriaal

Fietsen voor energieproefaantal 2
Yoga- en zitmattenaantal 20
Kratten voor spelmateriaalaantal 6

Catering

Waterkannenaantal 10
Tapinstallatiesaantal 2
Broodmandenaantal 6
Koelbuffetbakkenaantal 4
Koffiefiltersaantal 200
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Compostbakkenaantal 3
Afvalgrijpersaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Tips

Leg datum, programma en locaties zo vroeg mogelijk vast. Controleer direct daarna of vergunningen of meldingen nodig zijn, vooral wanneer activiteiten buiten of op meerdere plekken plaatsvinden.
Bevestig workshopleiders en duurzame partners uiterlijk enkele weken vooraf. Vraag per workshop naar materiaal, opbouwtijd, stroom en het maximale aantal deelnemers.
Open de aanmeldingen pas wanneer programma, route en praktische informatie klaarstaan. Verzamel dieetwensen meteen mee en sluit de inschrijving enkele dagen voor de start om catering en groepsindeling af te ronden.
Maak per locatie een materiaalcheck: herbruikbare bekers, borden en bestek, serveerschalen, koffie- en theespullen, koelboxen en verlengsnoeren worden snel vergeten wanneer activiteiten verspreid zijn.
Plan op de eerste dag een opbouwblok van minimaal 60 minuten. Zet tafels en stoelen neer, test speakers en microfoons, controleer beamer en projectiescherm en plaats informatiepanelen en bewegwijzering voordat bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Duurzaamheidsweek organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locaties en vergunningen. Reserveer in de eerste 4 weken ook workshopleiders, duurzame partners en vrijwilligers.
Wanneer moet ik de aanmeldingen voor een Duurzaamheidsweek openen?: Open de inschrijving zodra programma, locaties en praktische informatie definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit 3 tot 5 dagen voor de activiteit als je aantallen, dieetwensen en groepsindeling moet doorgeven.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Duurzaamheidsweek?: Reken minimaal op 1 coördinator per locatie en 1 vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers voor ontvangst, routevragen en opruimen. Voeg tijdens workshops een extra persoon toe als materiaal of catering gelijktijdig wordt beheerd.
Wanneer regel ik catering en herbruikbare materialen?: Bestel catering en regel leveranciers voor hergebruik ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk bekend is. Controleer 2 dagen voor de start de aantallen, dieetwensen, bekers, borden, bestek en afvalvoorzieningen opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.