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Nachhaltigkeitswoche organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Nachhaltigkeitswoche braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Aktionstag: Programm, mehrere Standorte, Workshops, Anmeldungen und freiwillige Helfer müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Inhalte und Orte fest und kläre Genehmigungen, Partner sowie Workshopleiter. Danach folgen Werbung, Anmeldungen und die Erfassung von Bedarf und Ernährungswünschen. In den letzten Tagen geht es um Materialkontrolle, Beschilderung, Catering, Mehrweg und die Einteilung der Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Standorte für Aktivitäten reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

    2 Personen

  • Nachhaltige Partner ansprechen

    2 Personen

  • Workshopleiter bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Werbetext schreiben

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Programm online veröffentlichen

  • Bedarf erfassen

    2 Personen

  • Lieferanten für Wiederverwendung organisieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Workshopmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Informationsschilder erstellen

    2 Personen

  • Route und Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Abfallströme festlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Zelt und Informationspunkte aufbauen

    4 Personen

  • Workshop-Stationen einrichten

    4 Personen

  • Mülleimer und Sammelstellen aufstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Technik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Infotisch aufbauen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Anmeldeschalter besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Eröffnungsprogramm begleiten

    2 Personen

  • Nachhaltigkeitsmarkt betreuen

    4 Personen

  • Workshops betreuen

    6 Personen

  • Tausch-Tisch betreuen

    2 Personen

  • Reparaturpunkt betreuen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sortieren und leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Catering sicher verstauen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall zu Sammelstellen bringen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer über das weitere Vorgehen informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 6
  • BarhockerAnz. 8
  • Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 3
  • HockerAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 3

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HandmegafoneAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • InformationsschilderAnz. 10
  • PräsentationstafelnAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 6
  • RecyclingplakateAnz. 12
  • Baumwoll-WimpelkettenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 12
  • KreidestifteAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 6

Sportmaterial

  • Fahrräder für den EnergieversuchAnz. 2
  • Yoga- und SitzmattenAnz. 20
  • Kisten für SpielmaterialAnz. 6

Catering

  • WasserkannenAnz. 10
  • ZapfanlagenAnz. 2
  • BrotkörbeAnz. 6
  • Kühlbuffet-SchalenAnz. 4
  • KaffeefilterAnz. 200
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • KompostbehälterAnz. 3
  • AbfallgreiferAnz. 6
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3

Tipps

  • Reserviere die Veranstaltungsorte und prüfe Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor Beginn. Bei mehreren Aktivitäten brauchst du außerdem eine klare Route mit Beschilderung zwischen den Standorten.
  • Bestätige Workshopleiter und nachhaltige Partner spätestens 4 Wochen vorher schriftlich. Frage dabei direkt nach Technik, Materialbedarf und der benötigten Aufbauzeit.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und Veranstaltungsorte feststehen, und schließe sie 3 bis 5 Tage vor der Woche. So kannst du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und Cateringmengen noch auswerten.
  • Plane Mehrweg von Anfang an: Rechne Becher, Kaffeebecher, Teller und Besteck anhand der erwarteten Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Lege außerdem fest, wo die verschiedenen Abfallströme gesammelt werden.
  • Teile Freiwillige spätestens 7 Tage vorher konkreten Schichten zu. Plane am Veranstaltungstag eigene Personen für Einlass, Workshopunterstützung, Nachfüllen, Rückgabe des Mehrweggeschirrs und die Reinigung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Nachhaltigkeitswoche planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Standorte, Genehmigungen, Partner und Workshopleiter sollten spätestens 6 Wochen vor dem Start geklärt sein.
Wann sollte die Anmeldung für eine Nachhaltigkeitswoche öffnen?
Öffne die Anmeldung, sobald Programm, Termine und Orte verbindlich sind, meist 3 bis 4 Wochen vorher. Schließe sie 3 bis 5 Tage vor Beginn, damit du Bedarf und Catering anpassen kannst.
Wie viele Helfer braucht eine Nachhaltigkeitswoche?
Plane pro gleichzeitigem Veranstaltungsort mindestens 2 bis 3 Helfer ein, zusätzlich eine koordinierende Person. Für Einlass, Workshops, Nachfüllen und Reinigung brauchst du getrennte Zuständigkeiten, besonders bei mehreren Programmpunkten.
Wann müssen Material und Technik vor Ort sein?
Bringe Materialien, Mehrweggeschirr und Technik spätestens am Vortag zum Veranstaltungsort. Kontrolliere Beamer, Lautsprecher, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und Powerbanks mindestens 2 Stunden vor dem ersten Programmpunkt.

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