Organiser une Semaine du développement durable sans rien oublier

Cette checklist vous guide de la première réunion au nettoyage final de la Semaine du développement durable. Elle couvre la programmation, les lieux, les autorisations, les partenaires, les ateliers, les inscriptions et la logistique sur place. Prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les animateurs, recruter les bénévoles et publier le programme. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les besoins alimentaires, la signalétique et les flux de déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les lieux des activités
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Contacter des partenaires durables
2 personnes
Confirmer les animateurs d'atelier
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier le programme en ligne
Inventorier les fournitures
2 personnes
Organiser les fournisseurs pour le réemploi
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Créer des panneaux d’information
2 personnes
Créer le balisage et la signalétique
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Définir les flux de déchets
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter la tente et les points d’information
4 personnes
Mettre en place les postes d'atelier
4 personnes
Installer des poubelles et des points de tri
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester la technique et le micro
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer la table d’information
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Tenir le stand du marché du développement durable
4 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Animer la table d'échange
2 personnes
Encadrer le point de réparation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Trier et vider les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Stocker le catering en sécurité
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Apporter les déchets aux points de collecte
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Informer les participants de la suite

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Paravents de vestiaireqté 2
Portants à vêtementsqté 3
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à café réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Mégaphones manuelsqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Panneaux d'informationqté 10
Panneaux de présentationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Affiches de triqté 12
Guirlandes en cotonqté 6
Badges nominatifsqté 100
Nappesqté 12
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes rechargeablesqté 6

Matériel de sport

Vélos pour l’épreuve d’énergieqté 2
Tapis de yoga et d’assiseqté 20
Caisses pour le matériel de jeuqté 6

Catering

Carafes d’eauqté 10
Installations de tirage à la pressionqté 2
Corbeilles à painqté 6
Bacs pour buffet froidqté 4
Filtres à caféqté 200
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs à compostqté 3
Pinces à déchetsqté 6
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3

Conseils

Commencez par fixer les dates, le programme et les lieux, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’annoncer les activités. Gardez au moins 4 à 6 semaines pour les demandes administratives et les réservations.
Confirmez les animateurs et les partenaires durables avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez pour chaque atelier la durée, la capacité et le matériel requis afin d’éviter les achats de dernière minute.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est publié et relancez les inscrits 3 à 5 jours avant leur activité. Profitez-en pour recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles par créneau.
Pour l’accueil, prévoyez une signalétique visible depuis chaque entrée, des tables et des chaises adaptées, ainsi qu’un système simple pour les gobelets, assiettes et couverts réutilisables. Testez aussi les enceintes, microphones, rallonges et multiprises avant l’ouverture.
La veille, acheminez le matériel, refroidissez les boissons et vérifiez chaque atelier avec son inventaire. Le jour même, prévoyez une personne responsable des flux de déchets et bloquez au moins 2 heures après la dernière activité pour le nettoyage du lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Semaine du développement durable ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver les lieux, obtenir les autorisations, confirmer les animateurs, recruter les bénévoles et publier le programme au moins 3 semaines avant le début.
Quand ouvrir les inscriptions pour une Semaine du développement durable ?: Ouvrez-les dès que les dates, les lieux et les horaires sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez ou vérifiez les listes 48 heures avant chaque atelier pour ajuster les places et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la logistique et 1 par atelier ou espace actif. Pour un atelier de 20 personnes, comptez généralement 2 bénévoles afin de gérer le matériel, les arrivées et les imprévus.
Quand préparer le matériel et la signalétique ?: Inventoriez et vérifiez le matériel 5 à 7 jours avant, puis préparez les caisses par activité la veille. Installez les panneaux, le balisage, les tables et les chaises au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

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