Zo organiseer je een duurzaamheidsfietstocht

Begin niet met koffie en hapjes, maar met de route, locaties en veiligheid. Leg eerst afstand, start- en eindpunt vast en controleer welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers, fietsbegeleiders en de praktische voorzieningen langs de route. Plan op de laatste dag een korte controle van het weer, de fietsen, routeborden en catering. Zo voorkom je dat deelnemers verdwalen of dat een lekke band de tocht stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Fietsparkeerplaats reserveren
4
Vergunningen en route melden
5
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Routebeschrijving publiceren
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Fietsbegeleiders instrueren
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Aanmeldlijst en contactgegevens printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Routepijlen en borden voorbereiden
2 personen
16
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Partytenten opzetten
4 personen
22
Fietsparkeerplaats inrichten
3 personen
23
Informatiebalie inrichten
2 personen
24
Routeborden langs de route plaatsen
3 personen
25
Verkeershesjes uitdelen
2 personen
26
Geluidsinstallatie testen

Event

27
Deelnemers registreren
3 personen
28
Fietslampjes en hesjes uitdelen
2 personen
29
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
30
Fietstocht begeleiden
6 personen
31
Rustpunt bemannen
2 personen
32
Water en fruit uitdelen
2 personen
33
Pechhulp verzorgen
2 personen
34
Aankomst registreren
2 personen
35
Dranken en hapjes serveren
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Duurzaamheidsquiz begeleiden
2 personen
38
Vegetarisch buffet uitserveren
4 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Afvalstromen controleren

Nazorg

41
Routeborden verwijderen
3 personen
42
Materialen innemen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Fietsrekkenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Routebordenaantal 12
Fietspompenaantal 3
Bandenplaksetsaantal 4
Inbussleutelsetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietslampjesaantal 20
Fietshelmenaantal 10

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Muziekinstallatie
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Decoratie

Informatiebannersaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakken voor scheidingaantal 6
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minimaal enkele weken vooraf vast en controleer haar eenmaal per fiets. Noteer rustpunten, lastige kruisingen en plekken waar routepijlen of routeborden nodig zijn.
Reserveer start- en eindlocatie, fietsparkeerplaats en eventuele partytenten voordat je uitnodigingen verstuurt. Tel fietsrekken op basis van het maximale aantal deelnemers, niet op basis van de gemiddelde opkomst.
Maak één vrijwilligersindeling met herkenbare taken: informatiebalie, routeposten, fietsbegeleiding en catering. Instrueer fietsbegeleiders vooraf over de route, contactgegevens en wat ze doen bij pech of een achterblijver.
Controleer twee dagen vooraf de weersverwachting en pas je materiaal daarop aan. Leg veiligheidshesjes, EHBO-koffers, zaklampen, nooddekens en fietsgereedschap klaar op vaste, bekende plekken.
Bereid koffie, thee, water en hapjes zo veel mogelijk vooraf voor en vul koelboxen pas kort voor vertrek. Gebruik herbruikbare bekers, borden en bestek en controleer vóór de opening of verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duurzaamheidsfietstocht organiseren?: Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en verzekering. Verstuur uitnodigingen zodra de route en starttijd vaststaan, zodat je dieetwensen en het aantal deelnemers tijdig kunt verzamelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een duurzaamheidsfietstocht?: Reken naast de organisator op minimaal één vrijwilliger voor de informatiebalie en één fietsbegeleider per groep. Voeg bij meerdere routeposten per post één persoon toe en wijs ten minste één reservekracht aan voor ziekte of pech.
Wat neem je mee bij pech tijdens een fietstocht?: Neem per begeleidersgroep minimaal één fietspomp, bandenplakset, inbussleutelset en enkele reservebinnenbanden mee. Spreek vooraf af wie deelnemers ophaalt als reparatie onderweg niet lukt.
Hoe bereid ik de route voor op de dag zelf?: Plaats routepijlen en borden vóór de deelnemers arriveren en loop of fiets de eerste en laatste kilometer na. Leg de aanmeldlijst en contactgegevens bij de informatiebalie en controleer vlak voor vertrek of geen bord ontbreekt of is verdraaid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.